Was ist Aufzeichnungen des Lebenszyklus?
Ein Aufzeichnungszyklus beschreibt jede Phase eines Dokuments von der Erstellung bis zur Zerstörung. Es hilft Unternehmen und Agenturen, in verschiedenen Phasen Aufbewahrung, Schutz, Abruf und Zerstörung von Informationen zu planen. Aufzeichnet Lebenszyklus -Managementsysteme, die in der Regel reichlich Informationen auf bequeme und sichere Weise kontrollieren.
Die Planung findet üblicherweise statt, bevor die Lebenszyklusverwaltungsprozesse implementiert werden. Durch die Einbeziehung von Verfahren in die täglichen Routinen wird die Aufzeichnungen unter Kontrolle und sicher gehalten. Diese Planung umfasst häufig Techniken zur Sammlung, Organisation, Wartung und Entsorgung während des gesamten Lebenszyklus von Aufzeichnungen.
Die Definition von Datensätzen enthält Fotos, Grafiken, Karten, Film und Bänder, sowohl Audio als auch visuell. Eine Aufzeichnung entspricht allem, was reproduziert werden kann, normalerweise mit Hilfe anderer Geräte. Es definiert Daten aus einer Organisation oder aus externen Quellen, und ein Aufzeichnung kann als offiziell oder inoffiziell eingestuft werden. Offizielle Aufzeichnungen normalerweise dInformieren Sie Informationen mit einer festgelegten Lebensdauer. Die offiziellen Aufzeichnungen
enthalten Finanzdokumente einer öffentlichen Behörde sowie alle anderen gesetzlich als öffentlichen Aufzeichnungen definierten Informationen. Rechtsinformationen, die vor Gericht verwendet werden könnten, könnten ebenfalls unter die Klassifizierung eines offiziellen Protokolls fallen, das beibehalten werden sollte. Die Gesetze in vielen Gerichtsbarkeiten erfordern Zeitpläne für die Erhaltung offizieller Aufzeichnungen, wie z. B. Gerichtsakten.
Datensätze werden aus E-Mails, aufgezeichneten Telefonanrufen, gedruckten Dokumenten und anderen Daten erstellt, die zeigen, wie sich Entscheidungen entwickelt haben. Alles, was für ein Unternehmen oder eine Organisation in Zukunft nützlich sein könnte, wird normalerweise nach seinem Lebenszyklus der Aufzeichnungen beibehalten. Mit technologischen Fortschritten speichern Unternehmen häufig Aufzeichnungen elektronisch, um die Notwendigkeit von Papierspeicherbereichen zu beseitigen.
Informationen organisieren und seine Verwendungsfaktoren in Aufzeichnungen Lebenszyklus -Mana festlegenJ. Eine Aufzeichnung sollte katalogisiert oder für das einfache Abrufen eingereicht werden, wenn er benötigt oder angefordert wird. Formulare, Korrespondenz und doppelte Kopien werden in der Regel unter Verwendung eines Einreichungssystems gespeichert, das leicht zu verstehen und zu navigieren ist.
Diese Aufzeichnungen erfordern auch einen Wartungs- und Schutzplan, insbesondere für Daten, die wertvolle Informationen mit einem dauerhaften Lebenszyklus der Aufzeichnungen darstellen. In vielen Regionen werden Aufzeichnungen mit historischem Wert in Regierungsrepositorys archiviert. Beispiele für diese Dokumente sind Geburts- und Sterbeakten und Präsidentschaftsdokumente.
Wenn Daten das Ende seines Lebenszyklus erreichen, ist die Zerstörung zulässig. Die Entsorgung kann für Entwurfsdokumente oder Materialien geeignet sein, die zur Erstellung offizieller Aufzeichnungen verwendet werden. Duplikate könnten auch zerstört werden, nachdem das Original in irgendeiner Form erhalten geblieben ist. Einige Unternehmen nutzen unabhängige Dienstleister, um die Lebensspannen eines Rekords zu verfolgen.