Was ist der Lebenszyklus von Aufzeichnungen?
Ein Aufzeichnungslebenszyklus beschreibt jede Phase eines Dokuments, von der Erstellung bis zur Zerstörung. Es unterstützt Unternehmen und Behörden bei der Planung der Speicherung, des Schutzes, des Abrufs und der Zerstörung von Informationen in verschiedenen Phasen. Systeme zur Verwaltung des Lebenszyklus von Aufzeichnungen steuern in der Regel zahlreiche Informationen auf bequeme und sichere Weise.
Die Planung erfolgt in der Regel vor der Implementierung von Lebenszyklusmanagementprozessen für Datensätze. Durch die Einbindung von Abläufen in die täglichen Abläufe bleiben die Aufzeichnungen unter Kontrolle und sicher. Diese Planung umfasst üblicherweise Techniken zur Sammlung, Organisation, Wartung und Entsorgung während des gesamten Lebenszyklus der Aufzeichnungen.
Die Definition von Datensätzen umfasst Fotos, Grafiken, Karten, Filme und Bänder, sowohl in Audio- als auch in Videoqualität. Eine Aufzeichnung entspricht allem, was normalerweise mit Hilfe anderer Geräte reproduziert werden kann. Es definiert Daten aus einer Organisation oder aus externen Quellen, und eine Aufzeichnung kann als offiziell oder inoffiziell angesehen werden. Offizielle Aufzeichnungen kennzeichnen normalerweise Informationen mit einer festgelegten Lebensdauer.
Zu den amtlichen Aufzeichnungen gehören Finanzdokumente einer Behörde sowie alle anderen gesetzlich festgelegten Informationen als öffentliche Aufzeichnungen. Rechtliche Informationen, die vor Gericht verwendet werden könnten, fallen möglicherweise auch unter die Einstufung einer amtlichen Aufzeichnung, die aufbewahrt werden sollte. Gesetze in vielen Gerichtsbarkeiten schreiben Fristen für die Aufbewahrung von amtlichen Aufzeichnungen vor, wie z. B. Gerichtsaufzeichnungen.
Aufzeichnungen werden aus E-Mails, aufgezeichneten Telefonanrufen, gedruckten Dokumenten und anderen Daten erstellt, aus denen hervorgeht, wie sich Entscheidungen entwickelt haben. Alles, was für ein Unternehmen oder eine Organisation in Zukunft nützlich sein könnte, wird normalerweise gemäß dem Lebenszyklus der Aufzeichnungen aufbewahrt. Mit den technologischen Fortschritten speichern Unternehmen ihre Aufzeichnungen normalerweise elektronisch, um den Bedarf an Speicherbereichen für Papier zu beseitigen.
Organisation von Informationen und Bestimmung ihrer Verwendungsfaktoren in der Verwaltung des Lebenszyklus von Aufzeichnungen. Ein Datensatz sollte katalogisiert oder abgelegt werden, damit er bei Bedarf oder Anforderung leicht abgerufen werden kann. Formulare, Korrespondenz und doppelte Kopien werden in der Regel mit einem leicht verständlichen und navigierbaren Dateisystem gespeichert.
Diese Aufzeichnungen erfordern auch einen Wartungs- und Schutzplan, insbesondere für Daten, die wertvolle Informationen mit einem permanenten Lebenszyklus für Aufzeichnungen darstellen. In vielen Regionen werden Aufzeichnungen mit historischem Wert in staatlichen Repositories archiviert. Beispiele für diese Dokumente sind Geburts- und Sterberegister sowie Dokumente des Präsidenten.
Wenn Daten das Ende ihres Lebenszyklus erreichen, ist die Zerstörung zulässig. Die Entsorgung kann für Entwürfe von Dokumenten oder Materialien angebracht sein, die zur Erstellung amtlicher Aufzeichnungen verwendet werden. Duplikate können auch zerstört werden, nachdem das Original in irgendeiner Form erhalten wurde. Einige Unternehmen verwenden unabhängige Dienstleister, um die Lebensdauer eines Datensatzes zu verfolgen.