Qu'est-ce que le cycle de vie des enregistrements?
Un cycle de vie d'enregistrements décrit chaque phase d'un document, de sa création à sa destruction. Il aide les entreprises et les agences à planifier le stockage, la protection, la récupération et la destruction d'informations à différentes étapes. Les systèmes de gestion du cycle de vie des enregistrements contrôlent généralement une grande quantité d’informations de manière pratique et sûre.
La planification a généralement lieu avant la mise en œuvre des processus de gestion du cycle de vie des enregistrements. L'intégration de procédures dans les routines quotidiennes permet de garder les enregistrements sous contrôle et en toute sécurité. Cette planification comprend généralement des techniques de collecte, d'organisation, de maintenance et d'élimination tout au long du cycle de vie des enregistrements.
La définition des enregistrements comprend les photos, les graphiques, les cartes, les films et les bandes magnétiques et visuelles. Un enregistrement équivaut à tout ce qui peut être reproduit, généralement à l'aide d'un autre équipement. Il définit les données provenant d'une organisation ou de sources externes, et un enregistrement peut être considéré comme officiel ou non officiel. Les documents officiels dénotent généralement des informations ayant une durée de vie déterminée.
Les documents officiels comprennent les documents financiers d'un organisme public, ainsi que toute autre information définie par la loi comme un document public. Les informations juridiques susceptibles d’être utilisées au tribunal pourraient également relever de la classification d’un document officiel à conserver. Les lois de nombreuses juridictions imposent des délais pour la conservation des archives officielles, telles que les archives judiciaires.
Les enregistrements sont créés à partir d'e-mails, d'appels téléphoniques enregistrés, de documents imprimés et d'autres données montrant l'évolution des décisions. Tout ce qui pourrait être utile à une entreprise ou à une organisation dans le futur est généralement conservé en fonction du cycle de vie de ses enregistrements. Avec les progrès technologiques, les entités stockent généralement des enregistrements électroniquement pour éliminer le besoin de zones de stockage de papier.
Organiser l'information et déterminer ses facteurs d'utilisation dans la gestion du cycle de vie des enregistrements. Un enregistrement doit être catalogué ou classé pour une récupération facile en cas de besoin ou de demande. Les formulaires, la correspondance et les copies en double sont généralement stockés à l'aide d'un système de classement facile à comprendre et à parcourir.
Ces enregistrements nécessitent également un plan de maintenance et de protection, en particulier pour les données qui représentent des informations précieuses avec un cycle de vie permanent des enregistrements. Dans de nombreuses régions, les documents ayant une valeur historique sont archivés dans des référentiels gouvernementaux. Des exemples de ces documents comprennent les actes de naissance et de décès et les documents présidentiels.
Lorsque les données atteignent la fin de leur cycle de vie, la destruction est autorisée. L'élimination peut être appropriée pour les projets de documents ou les matériaux utilisés pour préparer les documents officiels. Les doublons peuvent également être détruits une fois l'original conservé. Certaines entreprises font appel à des fournisseurs de services indépendants pour suivre la durée de vie d'un enregistrement.