O que é o ciclo de vida registra?
Um ciclo de vida registra cada fase de um documento, da criação à destruição. Ajuda empresas e agências a planejar armazenamento, proteção, recuperação e destruição de informações em diferentes estágios. Os sistemas de gerenciamento do ciclo de vida registram normalmente quantidades abundantes de informações de maneira conveniente e segura.
O planejamento geralmente ocorre antes que os processos de gerenciamento do ciclo de vida dos registros sejam implementados. A incorporação de procedimentos nas rotinas diárias mantém os registros sob controle e seguro. Esse planejamento geralmente inclui técnicas para coleta, organização, manutenção e descarte ao longo do ciclo de vida dos registros.
A definição de registros inclui fotos, gráficos, mapas, filme e fitas, tanto áudio quanto visual. Um registro equivale a qualquer coisa que possa ser reproduzida, geralmente com a ajuda de outros equipamentos. Ele define dados de dentro de uma organização ou de fontes externas, e um registro pode ser considerado oficial ou não oficial. Registros oficiais geralmente DInformações enote com uma vida útil designada.
Os registros oficiais incluem documentos financeiros de uma agência pública, juntamente com qualquer outra informação definida por lei como registro público. As informações legais que podem ser usadas no tribunal também podem se enquadrar na classificação de um registro oficial que deve ser mantido. As leis em muitas jurisdições exigem cronogramas para a preservação de registros oficiais, como registros judiciais.
Os registrossão criados a partir de e-mails, chamadas telefônicas gravadas, documentos impressos e outros dados que mostram como as decisões evoluíram. Qualquer coisa que possa ser útil para uma empresa ou organização no futuro geralmente é retida de acordo com o ciclo de vida dos registros. Com os avanços da tecnologia, as entidades geralmente armazenam registros eletronicamente para eliminar a necessidade de áreas de armazenamento em papel.
Organizar informações e determinar seus fatores de uso em registros Ciclo de vida manaleme. Um registro deve ser catalogado ou arquivado para facilitar a recuperação quando necessário ou solicitado. Formulários, correspondência e cópias duplicadas são normalmente armazenadas usando um sistema de arquivamento fácil de entender e navegar.
Esses registros também exigem um plano de manutenção e proteção, especialmente para dados que representem informações valiosas com um ciclo de vida de registros permanentes. Em muitas regiões, os registros com valor histórico são arquivados em repositórios governamentais. Exemplos desses documentos incluem registros de nascimento e morte e documentos presidenciais.
Quando os dados atingem o final de seu ciclo de vida, a destruição é permitida. O descarte pode ser apropriado para rascunhos de documentos ou materiais usados para preparar registros oficiais. As duplicatas também podem ser destruídas depois que o original foi preservado de alguma forma. Algumas empresas usam provedores de serviços independentes para rastrear a vida útil de um registro.