Co je životní cyklus záznamů?

Životní cyklus záznamů popisuje každou fázi dokumentu, od vytvoření po zničení. Pomáhá podnikům a agenturám plánovat ukládání, ochranu, vyhledávání a ničení informací v různých fázích. Záznamy systémů řízení životního cyklu obvykle pohodlně a bezpečně kontrolují velké množství informací.

Plánování obvykle probíhá před implementací procesů správy životního cyklu záznamů. Začlenění postupů do každodenních rutin vede záznamy pod kontrolou a bezpečné. Toto plánování obvykle zahrnuje techniky sběru, organizace, údržby a likvidace v průběhu životního cyklu záznamů.

Definice záznamů zahrnuje fotografie, grafiku, mapy, filmy a pásky, zvukové i vizuální. Záznam odpovídá všemu, co lze reprodukovat, obvykle pomocí jiného zařízení. Definuje data zevnitř organizace nebo z vnějších zdrojů a záznam lze považovat za oficiální nebo neoficiální. Úřední záznamy obvykle označují informace s určenou životností.

Úřední záznamy zahrnují finanční dokumenty veřejné agentury a veškeré další informace definované zákonem jako veřejný záznam. Právní informace, které by mohly být použity u soudu, by také mohly spadat do klasifikace úředního záznamu, který by měl být uchováván. Zákony v mnoha jurisdikcích určují lhůty pro uchovávání úředních záznamů, jako jsou soudní záznamy.

Záznamy se vytvářejí z e-mailů, zaznamenaných telefonních hovorů, tištěných dokumentů a dalších údajů, které ukazují, jak se vyvíjely rozhodnutí. Všechno, co by mohlo být užitečné pro podnik nebo organizaci v budoucnosti, je obvykle zachováno podle životního cyklu záznamů. S pokrokem v technologii entity obvykle ukládají záznamy elektronicky, aby se eliminovala potřeba oblastí pro skladování papíru.

Organizace informací a určování jejich faktorů využití v řízení životního cyklu záznamů. Záznam by měl být katalogizován nebo archivován pro snadné vyhledávání, když je to potřeba nebo vyžádáno. Formuláře, korespondence a duplicitní kopie se obvykle ukládají pomocí registračního systému, který je snadno pochopitelný a navigovatelný.

Tyto záznamy také vyžadují plán údržby a ochrany, zejména pro data, která představují cenné informace s trvalým životním cyklem záznamů. V mnoha regionech jsou záznamy s historickou hodnotou archivovány ve vládních úložištích. Příklady těchto dokumentů zahrnují záznamy o narození a úmrtí a prezidentské dokumenty.

Jakmile data dosáhnou konce svého životního cyklu, je zničení povoleno. Likvidace by mohla být vhodná pro návrhy dokumentů nebo materiálů použitých k přípravě úředních záznamů. Duplikáty mohou být také zničeny poté, co byl originál v nějaké formě zachován. Některé podniky používají nezávislé poskytovatele služeb ke sledování délky života záznamu.