Co je záznamy životního cyklu?

Záznamy životní cyklus nastiňuje každou fázi dokumentu, od stvoření po zničení. Pomáhá podnikům a agenturám plánovat skladování, ochranu, vyhledávání a zničení informací v různých fázích. Záznamy systémů řízení životního cyklu obvykle ovládají velké množství informací pohodlným a bezpečným způsobem.

Plánování běžně probíhá před implementací procesů řízení životního cyklu. Začlenění postupů do každodenních rutin udržuje záznamy pod kontrolou a bezpečné. Toto plánování obvykle zahrnuje techniky pro sběr, organizaci, údržbu a likvidaci během životního cyklu záznamů.

Definice záznamů zahrnuje fotografie, grafiku, mapy, film a pásky, audio i vizuální. Záznam odpovídá všemu, co lze reprodukovat, obvykle pomocí jiného vybavení. Definuje data zevnitř organizace nebo z vnějších zdrojů a záznam může být považován za oficiální nebo neoficiální. Oficiální záznamy obvykle dENOTOU INFORMACE s určenou životností.

Oficiální záznamy zahrnují finanční dokumenty veřejné agentury a jakékoli další informace definované zákonem jako veřejný záznam. Právní informace, které by mohly být použity u soudu, mohou také spadat do klasifikace oficiálního záznamu, který by měl být zachován. Zákony v mnoha jurisdikcích nařizují časové osy pro zachování oficiálních záznamů, jako jsou soudní záznamy.

Záznamy jsou vytvářeny z e-mailů, zaznamenaných telefonních hovorů, tištěných dokumentů a dalších údajů, které ukazují, jak se rozhodnutí vyvinula. Cokoli, co by mohlo být užitečné pro podnikání nebo organizaci v budoucnu, je obvykle zachováno podle jeho životního cyklu záznamů. S pokrokem v technologii entity obvykle ukládají elektronicky zaznamenávají, aby eliminovaly potřebu skladovacích oblastí papíru.

Organizace informací a určování jeho faktorů použití do záznamů Life Cycle Management. Záznam by měl být katalogizován nebo požádán o snadné vyhledávání, pokud je potřeba nebo vyžádán. Formuláře, korespondence a duplicitní kopie jsou obvykle uloženy pomocí systému podání, který je snadno srozumitelný a navigací.

Tyto záznamy také vyžadují plán údržby a ochrany, zejména u údajů, které představují cenné informace s trvalým životním cyklem záznamů. V mnoha regionech jsou záznamy s historickou hodnotou archivovány ve vládních repozitářích. Příklady těchto dokumentů zahrnují záznamy o narození a smrti a prezidentské dokumenty.

Když data dosáhnou konce svého životního cyklu, je povoleno zničení. Likvidace může být vhodná pro návrhy dokumentů nebo materiálů používaných k přípravě oficiálních záznamů. Duplikáty mohou být také zničeny po zachování originálu v nějaké formě. Některé podniky používají nezávislé poskytovatele služeb ke sledování života záznamu.