레코드 수명주기 란 무엇입니까?

레코드 수명주기는 생성에서 파괴에 이르기까지 문서의 각 단계를 간략하게 설명합니다. 비즈니스 및 대행사가 다른 단계에서 정보의 저장, 보호, 검색 및 파괴를 계획하는 데 도움이됩니다. 기록 수명주기 관리 시스템은 일반적으로 편리하고 안전한 방식으로 많은 양의 정보를 제어합니다.

레코드 수명주기 관리 프로세스가 구현되기 전에 일반적으로 계획이 진행됩니다. 절차를 일상 생활에 통합하면 레코드가 통제되고 안전합니다. 이 계획에는 일반적으로 레코드 수명주기 전체에 걸쳐 수집, 조직, 유지 보수 및 폐기 기술이 포함됩니다.

레코드의 정의에는 사진, 그래픽,지도, 필름 및 테이프, 오디오 및 비주얼 모두가 포함됩니다. 레코드는 일반적으로 다른 장비의 도움으로 재현 할 수있는 것과 동일합니다. 조직 내부 또는 외부 출처에서 데이터를 정의하며 기록은 공식적이거나 비공식적 인 것으로 간주 될 수 있습니다. 공식 기록은 일반적으로 d지정된 수명으로 정보를 얻습니다.

공식 기록에는 공공 기관의 재무 문서와 법률에 의해 정의 된 기타 정보가 공개 기록으로 포함됩니다. 법정에서 사용될 수있는 법적 정보는 유지해야 할 공식 기록의 분류에 해당됩니다. 많은 관할 구역의 법률은 법원 기록과 같은 공식 기록 보존에 대한 타임 라인을 지시합니다.

레코드는 전자 메일, 녹음 된 전화 통화, 인쇄 문서 및 결정이 어떻게 진화했는지를 보여주는 기타 데이터로 만들어집니다. 미래에 비즈니스 나 조직에 유용한 것은 일반적으로 기록 수명주기에 따라 유지됩니다. 기술의 발전으로 엔티티는 일반적으로 종이 저장 지역의 필요성을 제거하기 위해 전자적으로 기록을 저장합니다.

정보 구성 및 레코드 수명주기 마나로의 사용 요소 결정gement. 레코드는 필요하거나 요청할 때 쉽게 검색 할 수 있도록 카탈로그 또는 제출해야합니다. 양식, 서신 및 중복 사본은 일반적으로 이해하고 탐색하기 쉬운 파일링 시스템을 사용하여 저장됩니다.

이 기록에는 유지 보수 및 보호 계획이 필요합니다. 특히 영구 기록 수명주기가있는 귀중한 정보를 나타내는 데이터에 대해서도 필요합니다. 많은 지역에서, 역사적 가치를 가진 기록은 정부 저장소에 보관됩니다. 이 문서의 예로는 출생 및 사망 기록 및 대통령 문서가 있습니다.

데이터가 수명주기의 끝에 도달하면 파괴가 허용됩니다. 폐기는 공식 기록을 준비하는 데 사용되는 초안 문서 또는 자료에 적합 할 수 있습니다. 원본이 어떤 형태로 보존 된 후에도 복제물이 파괴 될 수 있습니다. 일부 비즈니스는 독립 서비스 제공 업체를 사용하여 레코드의 수명 범위를 추적합니다.