레코드 수명주기 란?

레코드 수명주기는 작성에서 파기까지 문서의 각 단계를 간략하게 설명합니다. 기업과 대행사는 여러 단계에서 정보의 저장, 보호, 검색 및 삭제 계획을 세우는 데 도움이됩니다. 기록 수명주기 관리 시스템은 일반적으로 많은 양의 정보를 편리하고 안전하게 제어합니다.

계획은 일반적으로 레코드 수명주기 관리 프로세스가 구현되기 전에 수행됩니다. 일상적인 절차에 절차를 통합하면 기록을 통제하고 안전하게 유지할 수 있습니다. 이 계획에는 일반적으로 레코드 수명주기 동안 수집, 조직, 유지 관리 및 폐기 기술이 포함됩니다.

레코드 정의에는 사진, 그래픽,지도, 영화 및 테이프 (오디오 및 비주얼)가 포함됩니다. 레코드는 일반적으로 다른 장비를 사용하여 재생할 수있는 모든 것과 같습니다. 조직 내부 또는 외부 소스의 데이터를 정의하며 공식 또는 비공식 레코드로 간주 될 수 있습니다. 공식 기록은 일반적으로 지정된 수명을 가진 정보를 나타냅니다.

공식 기록에는 공공 기관의 재무 문서와 법률에 의해 공공 기록으로 정의 된 기타 정보가 포함됩니다. 법정에서 사용될 수있는 법률 정보는 유지해야 할 공식 기록의 분류에 속할 수도 있습니다. 많은 관할 지역의 법률은 법원 기록과 같은 공식 기록을 보존하기위한 타임 라인을 규정합니다.

전자 메일, 녹음 된 전화, 인쇄 된 문서 및 의사 결정이 어떻게 진행되었는지를 보여주는 기타 데이터로 레코드가 작성됩니다. 미래에 비즈니스 나 조직에 유용 할 수있는 것은 일반적으로 기록 수명주기에 따라 유지됩니다. 기술이 발전함에 따라 기업은 일반적으로 전자 기록을 전자 저장하여 종이 보관 영역이 필요하지 않습니다.

정보를 구성하고 그 사용 요소를 레코드 수명주기 관리로 결정합니다. 필요할 때 쉽게 검색 할 수 있도록 기록을 카탈로그 화하거나 제출해야합니다. 양식, 서신 및 사본은 일반적으로 이해하고 탐색하기 쉬운 파일 시스템을 사용하여 저장됩니다.

이러한 레코드에는 특히 영구 레코드 수명 주기로 중요한 정보를 나타내는 데이터에 대한 유지 관리 및 보호 계획이 필요합니다. 많은 지역에서 역사적 가치가있는 기록은 정부 저장소에 보관됩니다. 이러한 문서의 예로는 출생 및 사망 기록과 대통령 문서가 있습니다.

데이터 수명이 다하면 파기가 허용됩니다. 폐기는 공식 기록을 준비하는 데 사용되는 초안 문서 또는 자료에 적합 할 수 있습니다. 원본이 어떤 형태로 보존 된 후에도 복제물이 파괴 될 수 있습니다. 일부 비즈니스는 독립적 인 서비스 제공 업체를 사용하여 레코드 수명을 추적합니다.