レコードのライフサイクルとは？

レコードライフサイクルは、作成から破棄まで、ドキュメントの各フェーズの概要を示します。 企業や機関がさまざまな段階で情報の保管、保護、検索、および破壊を計画するのに役立ちます。 レコードライフサイクル管理システムは通常、大量の情報を便利で安全な方法で制御します。

通常、計画は、レコードライフサイクル管理プロセスが実装される前に行われます。 日常の手順に手順を組み込むことで、記録を管理し、安全に保ちます。 通常、この計画には、レコードのライフサイクル全体にわたる収集、編成、保守、および廃棄の手法が含まれます。

レコードの定義には、写真、グラフィック、地図、映画、テープ、オーディオとビジュアルの両方が含まれます。 レコードは、通常、他の機器の助けを借りて、複製できるものと同等です。 組織内または外部ソースからのデータを定義し、記録は公式または非公式と見なされる場合があります。 公式記録は通常、指定された寿命を持つ情報を示します。

公式記録には、公的機関の財務文書、および法律により公的記録として定義されているその他の情報が含まれます。 法廷で使用される可能性のある法的情報も、維持すべき公式記録の分類に該当する可能性があります。 多くの管轄区域の法律は、裁判所の記録などの公式記録の保存のタイムラインを義務付けています。

記録は、電子メール、記録された電話、印刷された文書、および決定がどのように進化したかを示すその他のデータから作成されます。 将来的にビジネスや組織にとって役立つ可能性のあるものはすべて、通常、そのレコードのライフサイクルに従って保持されます。 技術の進歩により、エンティティは一般的に記録を電子的に保存し、紙の保管場所の必要性を排除します。

情報を整理し、その使用要因を記録ライフサイクル管理に決定します。 レコードは、必要な場合または要求された場合に簡単に取得できるように、カタログまたはファイルする必要があります。 通常、フォーム、通信、および複製コピーは、理解およびナビゲートしやすいファイリングシステムを使用して保存されます。

また、これらの記録には、特に永続的な記録ライフサイクルで貴重な情報を表すデータの保守および保護計画が必要です。 多くの地域では、歴史的価値のある記録が政府のリポジトリにアーカイブされています。 これらの文書の例には、出生記録と大統領文書が含まれます。

データがライフサイクルの終わりに達すると、破壊が許可されます。 公式記録の作成に使用されるドラフト文書または資料には、廃棄が適切な場合があります。 複製は、元の形式が何らかの形で保存された後に破棄される場合もあります。 一部の企業では、独立したサービスプロバイダーを使用してレコードの寿命を追跡しています。