Wat is inkoop van diensten?
Dienstenaankoop is het proces van het identificeren, evalueren en verkrijgen van verschillende soorten diensten die belangrijk zijn voor de algemene werking van een bedrijf. In veel gevallen gebeurt dit inkoopproces met eigen middelen. Bedrijven kunnen echter ook inkoopsystemen en consultants gebruiken om de diensten te vinden en te contracteren die ze nodig hebben.
Er zijn veel verschillende soorten services die een bedrijf nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Het beveiligen van communicatiediensten zoals telefonie, interlokale, mobiele en internetdiensten zijn vaak belangrijk voor bedrijven van elke omvang. Daarnaast kan een bedrijf andere diensten inschakelen, zoals computer- en serveronderhoud, marketing en public relations, en massale print- en mailingservices.
In grote bedrijven verzorgt een centrale inkoopafdeling vaak het proces van inkoop van diensten. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het vinden van potentiële leveranciers die de benodigde services kunnen leveren, hun services kunnen vergelijken met die van hun concurrenten en kunnen onderhandelen over de best mogelijke voorwaarden. Inkoopagenten en managers hebben vaak de bevoegdheid om inkoopcontracten af te sluiten met leveranciers, zolang de contracten voldoen aan de bedrijfsnormen en -regelgeving. Wanneer een inkoopafdeling deel uitmaakt van de bedrijfsstructuur, dienen alle andere afdelingen hun aanvragen voor nieuwe diensten in bij een inkoopagent in plaats van alleen diensten te zoeken.
Kleinere bedrijven beheren soms de inkoop van diensten door afdelingshoofden de bevoegdheid te geven om zelf diensten te zoeken. Met dit scenario heeft het afdelingshoofd meestal het eerste contact met een potentiële leverancier. Als eenmaal is vastgesteld dat het bedrijf baat zou hebben bij het creëren van een werkrelatie met de verkoper, verbindt een centrale beslisser, zoals de eigenaar of de directeur van het bedrijf, het bedrijf tot een inkoopcontract met de verkoper.
Een derde alternatief bij de inkoop van diensten is om de functie uit te besteden aan een vertegenwoordiger of consultant. De consultant evalueert de behoeften van zijn of haar klant en identificeert vervolgens potentiële leveranciers om de diensten te leveren die nodig of gewenst zijn. Met deze aanpak zorgt de consultant voor de screening en kwalificatie van leveranciers. Vaak omvat dit ook het onderhandelen over de best mogelijke serviceovereenkomst namens de klant. Adviseurs kunnen echter zelden een contract voor hun klanten aangaan. In plaats daarvan moet de klant die verplichting aangaan na overleg met de consultant.
Inkoop van diensten in al zijn vormen heeft als doel zakelijke diensten van de hoogste kwaliteit te verkrijgen tegen de laagst mogelijke prijs. Wanneer dit op een logische en verantwoorde manier wordt uitgevoerd, kan een dergelijk inkoopproces elk bedrijf veel geld besparen. Daartoe zijn er een aantal educatieve mogelijkheden, waaronder seminars en workshops, die inkoopprofessionals kunnen helpen hun vaardigheden aan te scherpen om effectief aan de inkoop van diensten te werken.