Vad är tjänsterna?

Tjänsteköp är processen för att identifiera, utvärdera och erhålla olika typer av tjänster som är viktiga för den allmänna driften av ett företag. I många fall genomförs denna upphandlingsprocess med hjälp av interna resurser. Företag kan emellertid också använda upphandlingssystem och konsulter för att hitta och kontraktera de tjänster de behöver.

Det finns många olika typer av tjänster som ett företag kan behöva för att fungera korrekt. Säkerhetskommunikationstjänster som telefon, långväga, mobil- och internettjänster är ofta viktiga för företag av alla storlekar. Dessutom kan ett företag engagera sig i andra tjänster såsom dator- och serverunderhåll, marknadsföring och PR, samt masstryckning och posttjänster.

I stora företag hanterar en central inköpsavdelning ofta processen för upphandling av tjänster. Denna avdelning ansvarar för att hitta potentiella leverantörer som kan tillhandahålla de tjänster som behövs, jämföra sina tjänster med sina konkurrenter och förhandla om bästa möjliga villkor. Inköpsagenter och chefer har ofta befogenhet att ingå upphandlingskontrakt med leverantörer, så länge kontrakten uppfyller företagets standarder och regler. När en inköpsavdelning ingår i företagsstrukturen skickar alla andra avdelningar in sina begäranden om nya tjänster till en inköpsagent snarare än att söka tjänster på egen hand.

Mindre företag hanterar ibland tjänsterna genom att bevilja avdelningschefer myndigheten att själv söka tjänster. Med detta scenario har avdelningschefen vanligtvis den första kontakten med en blivande leverantör. När det väl har fastställts att företaget skulle ha nytta av att skapa ett arbetsförhållande med säljaren, förbinder en central beslutsfattare, till exempel ägaren eller en företagspresident, företaget till ett upphandlingsavtal med säljaren.

Ett tredje alternativ i upphandling av tjänster är att lägga ut funktionen till en representant eller konsult. Konsulten utvärderar behoven hos sin klient och identifierar sedan potentiella leverantörer för att leverera de tjänster som behövs eller önskas. Med denna metod hanterar konsulten all screening och kvalificering av leverantörer. Ofta inkluderar detta också förhandlingar om bästa serviceavtal som möjligt på klientens vägnar. Men konsulter kan emellertid sällan åta sig ett kontrakt för sina kunder. Istället måste klienten göra det åtagandet efter att ha konfererat med konsulten.

Tjänsteköp i alla dess former har som mål att erhålla högkvalitativa företagstjänster till lägsta möjliga pris. När den genomförs på ett logiskt och ansvarsfullt sätt kan en upphandlingsprocess av denna typ spara alla företag mycket pengar. För detta ändamål finns det ett antal utbildningsmöjligheter, inklusive seminarier och workshops, som kan hjälpa inköp av proffs att finslipa sina förmågor att delta i uppgiften att upphandla tjänster effektivt.