Hva er tjenester anskaffelser?

Tjenester anskaffelse er prosessen med å identifisere, evaluere og skaffe forskjellige typer tjenester som er viktige for den generelle driften av en virksomhet. I mange tilfeller gjennomføres denne anskaffelsesprosessen med interne ressurser. Imidlertid kan bedrifter også bruke anskaffelsessystemer og konsulenter for å finne og inngå tjenester som de trenger.

Det er mange forskjellige typer tjenester som et selskap kan trenge for å fungere ordentlig. Sikring av kommunikasjonstjenester som telefon-, langdistanse-, mobil- og internettjenester er ofte viktig for selskaper i alle størrelser. I tillegg kan et selskap engasjere andre tjenester som datamaskin- og servervedlikehold, markedsføring og PR, og massetrykk og posttjenester.

I store selskaper håndterer en sentral innkjøpsavdeling ofte prosessen med innkjøp av tjenester. Denne avdelingen er ansvarlig for å finne potensielle leverandører som kan tilby tjenestene som trengs, sammenligne tjenestene sine med konkurrentene og forhandle frem de beste vilkårene. Innkjøpsagenter og ledere har ofte myndighet til å inngå anskaffelseskontrakter med leverandører, så lenge kontraktene oppfyller selskapets standarder og forskrifter. Når en innkjøpsavdeling er en del av virksomhetsstrukturen, sender alle andre avdelinger sine forespørsler om nye tjenester til et innkjøpsagent i stedet for å søke tjenester på egen hånd.

Mindre selskaper administrerer noen ganger tjenester anskaffelser ved å gi avdelingsleder myndighet til å søke tjenester på egen hånd. Med dette scenariet har avdelingslederen vanligvis den første kontakten med en potensiell leverandør. Når det er bestemt at selskapet vil ha fordel av å opprette et samarbeid med leverandøren, forplikter en sentral beslutningstaker, som eieren eller en selskapets president, selskapet til en anskaffelseskontrakt med leverandøren.

Et tredje alternativ i anskaffelse av tjenester er å outsource funksjonen til en representant eller konsulent. Konsulenten evaluerer behovene til kunden sin, og identifiserer deretter potensielle leverandører for å levere de tjenestene som er nødvendige eller ønsket. Med denne tilnærmingen håndterer konsulenten all screening og kvalifisering av leverandører. Ofte inkluderer dette også å forhandle frem den beste serviceavtalen som er mulig på vegne av klienten. Imidlertid er konsulenter sjelden i stand til å forplikte seg til en kontrakt for sine klienter. I stedet må klienten forplikte seg etter å ha konferert med konsulenten.

Tjenester anskaffelse i alle dens former har som mål å skaffe tjenester av høy kvalitet til lavest mulig pris. Når den utføres på en logisk og ansvarlig måte, kan en anskaffelsesprosess av denne typen spare enhver virksomhet mye penger. For dette formål er det en rekke utdanningsmuligheter, inkludert seminarer og workshops, som kan hjelpe kjøp av fagpersoner med å finpusse sine evner til å delta i oppgaven med å anskaffe tjenester effektivt.