Che cos'è l'approvvigionamento di servizi?
L'approvvigionamento di servizi è il processo di identificazione, valutazione e ottenimento di diversi tipi di servizi importanti per il funzionamento generale di un'azienda. In molti casi, questo processo di approvvigionamento viene condotto utilizzando risorse interne. Tuttavia, le aziende possono anche utilizzare sistemi di approvvigionamento e consulenti per individuare e contrarre i servizi di cui hanno bisogno.
Esistono molti tipi diversi di servizi di cui un'azienda potrebbe aver bisogno per funzionare correttamente. Garantire servizi di comunicazione come servizi telefonici, interurbani, cellulari e Internet è spesso importante per le aziende di ogni dimensione. Inoltre, una società può fornire altri servizi come manutenzione di computer e server, marketing e pubbliche relazioni e servizi di stampa di massa e posta.
Nelle grandi aziende, un ufficio acquisti centrale gestisce spesso il processo di approvvigionamento di servizi. Questo dipartimento è responsabile della ricerca di potenziali fornitori in grado di fornire i servizi necessari, confrontare i loro servizi con quelli dei loro concorrenti e negoziare le migliori condizioni possibili. Gli agenti di acquisto e i manager hanno spesso l'autorità di stipulare contratti di approvvigionamento con i fornitori, purché i contratti soddisfino gli standard e le normative aziendali. Quando un reparto acquisti fa parte della struttura aziendale, tutti gli altri dipartimenti presentano le loro richieste di nuovi servizi a un agente di acquisto piuttosto che cercare servizi per conto proprio.
Le aziende più piccole a volte gestiscono gli appalti di servizi concedendo ai responsabili del dipartimento l'autorità di cercare servizi per conto proprio. Con questo scenario, il capo dipartimento di solito ha il primo contatto con un potenziale fornitore. Una volta stabilito che la società trarrebbe beneficio dalla creazione di un rapporto di lavoro con il venditore, un decisore centrale, come il proprietario o un presidente della società, impegna la società a un contratto di approvvigionamento con il venditore.
Una terza alternativa all'approvvigionamento di servizi è quella di esternalizzare la funzione a un rappresentante o consulente. Il consulente valuta le esigenze del proprio cliente, quindi identifica i potenziali fornitori per fornire i servizi necessari o desiderati. Con questo approccio, il consulente gestisce tutta la selezione e la qualificazione dei fornitori. Spesso, ciò include anche la negoziazione del miglior accordo di servizio possibile per conto del cliente. Tuttavia, i consulenti raramente sono in grado di impegnarsi in un contratto per i loro clienti. Invece, il cliente deve prendere tale impegno dopo aver conferito con il consulente.
L'acquisizione di servizi in tutte le sue forme ha l'obiettivo di ottenere servizi aziendali di altissima qualità al prezzo più basso possibile. Se condotto in modo logico e responsabile, un processo di approvvigionamento di questo tipo può far risparmiare molto denaro a qualsiasi azienda. A tal fine, ci sono una serie di opportunità educative, tra cui seminari e workshop, che possono aiutare i professionisti degli acquisti ad affinare le proprie capacità per impegnarsi efficacemente nel compito di approvvigionamento di servizi.