Wat is strategische inkoop?
Het primaire concept van strategische inkoop is dat een bedrijf door middel van geavanceerde planning, planning en groepsaankoopinitiatieven aanzienlijke kostenbesparingen kan realiseren. Naast besparingen op harde dollars, zullen er extra besparingen worden gegenereerd door een efficiëntere bedrijfsvoering en dus een verhoogde winstgevendheid. De implementatie van strategische inkoop binnen een bedrijf vereist focus op drie inkoopconcepten: groepsaankoop, gecentraliseerde inkoopdiensten en het gebruik van inkoopdatabeheersystemen.
De concepten in strategische inkoop vereisen communicatie en samenwerking tussen de business unit en financiële diensten en om inkoop effectief te implementeren. Zelfs een eenvoudig concept, zoals het aanmoedigen van geplande inkoop, kan grote operationele problemen veroorzaken als het niet met de business unit wordt besproken. Een bakkerij kan bijvoorbeeld elke week droge goederen bestellen op basis van de geplande werkorders voor die periode. Als de inkoopafdeling besluit dat het voordeliger is om deze materialen om de twee weken te bestellen, ondervindt de bakkerij problemen met opslag, toegang en verliespreventie.
Groeps kopen is het combineren van de totale benodigde middelen voor verschillende afdelingen binnen het bedrijf en het uitgeven van één permanente inkooporder. Deze enkele bestelling is voor een grotere hoeveelheid dan meerdere kleinere bestellingen. Daarom kunnen lagere kosten per eenheid worden overeengekomen met de leverancier. Als de afdelingen fysiek in verschillende gebouwen zijn gevestigd, kan het contract de leveringsvensters bepalen en de kwestie van de leveringskosten aanpakken. Deze praktijk is vrij gebruikelijk in grote bedrijven, als onderdeel van een geïntegreerd strategisch inkoopplan.
Administratieve overhead is de kost voor de organisatie voor de gehele inkoop-tot-betalingscyclus. Dit omvat de salarissen en ondersteuningskosten voor inkooppersoneel, factuurverwerking, productie van cheques en het oplossen van vragen van leveranciers. Een georganiseerd, beheerd proces elimineert een aanzienlijk deel van deze kosten, omdat ze slechts eenmaal voor elke grondstof worden gemaakt. Gecentraliseerd inkooppersoneel kan de bedrijfsonderdelen meer ondersteunen en ervoor zorgen dat het beleid wordt gevolgd.
Inkoop- of inkoopbeheersystemen worden vaak geleverd als onderdeel van grote boekhoudsoftware of enterprise resource planning-oplossingen. Deze module wordt gebruikt om inkoopaanvragen en inkooporders en hun facturen te maken en goederenontvangsten te verwerken. Dankzij de analyse- en rapportagetools die in dit type systeem zijn ingebouwd, kan de inkoopafdeling het bedrijfsproces beheren, de totale kosten voor de instelling bepalen en potentiële besparingsmogelijkheden identificeren. Rapporten kunnen ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat het beleid wordt nageleefd en als bewijs in reactie op juridische uitdagingen.