Vad är strategisk upphandling?

Det primära konceptet för strategisk upphandling är att genom avancerad planering, schemaläggning och gruppköpsinitiativ kan ett företag uppleva betydande kostnadsbesparingar. Förutom hårda dollarbesparingar kommer ytterligare besparingar att genereras genom en effektivare affärsverksamhet och därför ökad lönsamhet. Implementeringen av strategiska upphandlingar inom ett företag kräver fokus på tre upphandlingskoncept: gruppköp, centraliserade upphandlingstjänster och användning av datahanteringssystem.

Koncepten i strategisk upphandling kräver kommunikation och samarbete mellan affärsenheten och finansiella tjänster och att upphandling genomförs effektivt. Till och med ett enkelt koncept, som att uppmuntra planerade inköp, kan orsaka stora operativa problem om de inte diskuteras med affärsenheten. Till exempel kan ett bageri beställa torrvaror varje vecka, baserat på de planerade arbetsorderna för den perioden. Om inköpsavdelningen beslutar att det är mer kostnadseffektivt att beställa dessa material en gång varannan vecka kommer bageriet att uppleva svårigheter med lagring, åtkomst och förebyggande av förluster.

Gruppköp är processen att kombinera de totala resurskraven för olika avdelningar inom företaget och utfärda en stående inköpsorder. Denna enda beställning är för en större kvantitet än flera mindre beställningar. Därför kan lägre kostnader per enhet förhandlas med leverantören. Om avdelningarna är fysiskt belägna i en rad byggnader kan kontraktet ange leveransfönstren och ta itu med frågan om leveranskostnader. Denna praxis är ganska vanlig i stora företag som en del av en integrerad strategisk upphandlingsplan.

Administrativt omkostnad är organisationens kostnader för hela betalningscykeln för upphandling. Detta inkluderar löner och supportkostnader för anskaffningspersonal, fakturabehandling, kontroll av produktion och lösning av leverantörsförfrågningar. En organiserad, hanterad process eliminerar en betydande mängd av dessa kostnader, eftersom de endast uppstår en gång för varje råvara. Centraliserad upphandlingspersonal kan ge ett större stöd till affärsenheterna och se till att politiken följs.

Upphandlingssystem eller inköpshanteringssystem tillhandahålls ofta som en del av stora redovisningsprogramvara eller lösningar för planering av företagets resurser. Den här modulen används för att skapa inköpskrav och inköpsorder och deras fakturor och bearbeta kvitton för varor. Dessutom möjliggör analys- och rapporteringsverktygen som är inbyggda i denna typ av system för upphandlingsavdelningen att hantera affärsprocessen, fastställa totala kostnader för institutionen och identifiera potentiella besparingsmöjligheter. Rapporter kan också användas för att säkerställa att politiken efterlevs och som bevis som svar på alla juridiska utmaningar.