Che cos'è l'approvvigionamento strategico?
Il concetto principale di approvvigionamento strategico è che attraverso la pianificazione avanzata, la programmazione e le iniziative di acquisto di gruppo, un'azienda può ottenere significativi risparmi sui costi. Oltre ai forti risparmi in dollari, ci saranno ulteriori risparmi generati attraverso un'operazione commerciale più efficiente e quindi una maggiore redditività. L'implementazione degli appalti strategici all'interno di un'azienda richiede la focalizzazione su tre concetti di approvvigionamento: acquisti di gruppo, servizi centralizzati di approvvigionamento e utilizzo di sistemi di gestione dei dati di approvvigionamento.
I concetti relativi agli appalti strategici richiedono la comunicazione e la cooperazione tra la business unit e i servizi finanziari e che gli appalti siano attuati in modo efficace. Anche un semplice concetto, come incoraggiare gli acquisti pianificati, può causare importanti problemi operativi se non discusso con la business unit. Ad esempio, un panificio può ordinare prodotti secchi ogni settimana, in base agli ordini di lavoro pianificati per quel periodo. Se il reparto acquisti decide che è più conveniente ordinare questi materiali una volta ogni due settimane, il forno incontrerà difficoltà con la conservazione, l'accesso e la prevenzione delle perdite.
L'acquisto di gruppo è il processo di combinazione dei requisiti di risorse totali per i diversi dipartimenti all'interno dell'azienda e l'emissione di un ordine di acquisto permanente. Questo singolo ordine è per una quantità maggiore di più ordini più piccoli. Pertanto, con il fornitore è possibile negoziare costi unitari inferiori. Se i dipartimenti si trovano fisicamente in una serie di edifici, il contratto può stabilire le finestre di consegna e affrontare la questione dei costi di consegna. Questa pratica è abbastanza comune nelle grandi aziende, come parte di un piano aziendale integrato di approvvigionamento strategico.
Il sovraccarico amministrativo è il costo per l'organizzazione per l'intero ciclo di approvvigionamento da pagare. Ciò include gli stipendi e i costi di supporto per il personale addetto agli acquisti, elaborazione delle fatture, controllo della produzione e risoluzione delle richieste del fornitore. Un processo organizzato e gestito elimina una quantità significativa di questi costi, poiché sono sostenuti una sola volta per ogni merce. Il personale addetto agli appalti centralizzati può fornire un maggiore livello di supporto alle unità aziendali e garantire che la politica sia seguita.
I sistemi di gestione degli acquisti o degli acquisti sono spesso forniti come parte di grandi software di contabilità o soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali. Questo modulo viene utilizzato per creare richieste di acquisto e ordini di acquisto e relative fatture ed elaborare le entrate merci. Inoltre, gli strumenti di analisi e rendicontazione integrati in questo tipo di sistema consentono al dipartimento acquisti di gestire il processo aziendale, determinare i costi complessivi per l'ente e identificare potenziali opportunità di risparmio. Le relazioni possono anche essere utilizzate per garantire la conformità alle politiche e come prove in risposta a qualsiasi controversia legale.