Was ist strategische Beschaffung?
Das primäre Konzept der strategischen Beschaffung besteht darin, dass ein Unternehmen durch fortschrittliche Planungs-, Planungs- und Gruppenkaufinitiativen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen kann. Zusätzlich zu den harten Einsparungen in US-Dollar werden zusätzliche Einsparungen durch einen effizienteren Geschäftsbetrieb und damit eine höhere Rentabilität erzielt. Die Implementierung der strategischen Beschaffung in einem Unternehmen erfordert die Fokussierung auf drei Beschaffungskonzepte: Gruppenkauf, zentralisierte Beschaffungsdienste und die Verwendung von Beschaffungsdatenmanagementsystemen.
Die Konzepte in der strategischen Beschaffung erfordern eine Kommunikation und Kooperation zwischen dem Geschäftsbereich und den Finanzdienstleistungen und eine effektive Umsetzung der Beschaffung. Selbst ein einfaches Konzept wie die Anregung des geplanten Einkaufs kann zu erheblichen betrieblichen Problemen führen, wenn es nicht mit der Geschäftseinheit besprochen wird. Beispielsweise kann eine Bäckerei jede Woche Trockenware bestellen, basierend auf den geplanten Arbeitsaufträgen für diesen Zeitraum. Wenn die Einkaufsabteilung entscheidet, dass es kostengünstiger ist, diese Materialien alle zwei Wochen zu bestellen, hat die Bäckerei Schwierigkeiten mit der Lagerung, dem Zugang und der Vermeidung von Verlusten.
Beim Gruppenkauf werden die gesamten Ressourcenanforderungen für verschiedene Abteilungen innerhalb des Unternehmens zusammengefasst und eine ständige Bestellung ausgestellt. Diese Einzelbestellung gilt für eine größere Menge als mehrere kleinere Bestellungen. Daher können niedrigere Stückkosten mit dem Lieferanten verhandelt werden. Befinden sich die Abteilungen physisch in mehreren Gebäuden, kann der Vertrag die Lieferfristen festlegen und sich mit der Frage der Lieferkosten befassen. Diese Praxis ist in großen Unternehmen als Teil eines integrierten strategischen Beschaffungsgeschäftsplans weit verbreitet.
Der administrative Aufwand ist der Aufwand für die Organisation, den der gesamte Beschaffungszyklus zu zahlen hat. Dies umfasst die Gehälter und Supportkosten für das Beschaffungspersonal, die Rechnungsbearbeitung, die Prüfung der Produktion und die Lösung von Lieferantenanfragen. Ein organisierter, verwalteter Prozess eliminiert einen erheblichen Teil dieser Kosten, da sie für jede Ware nur einmal anfallen. Zentralisierte Beschaffungsmitarbeiter können die Geschäftsbereiche besser unterstützen und sicherstellen, dass die Richtlinien eingehalten werden.
Beschaffungs- oder Einkaufsmanagementsysteme werden häufig als Teil einer großen Buchhaltungssoftware oder einer Enterprise-Resource-Planning-Lösung bereitgestellt. In diesem Modul werden Bestellanforderungen und Bestellungen sowie deren Rechnungen angelegt und Wareneingänge verarbeitet. Darüber hinaus können die Beschaffungsabteilungen mithilfe der Analyse- und Berichterstellungstools, die in diese Art von System integriert sind, den Geschäftsprozess verwalten, die Gesamtkosten für das Institut ermitteln und potenzielle Einsparungsmöglichkeiten ermitteln. Berichte können auch verwendet werden, um die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten und als Nachweis für jede rechtliche Anfechtung.