Qu'est-ce qu'un achat stratégique?

Le concept principal de l'approvisionnement stratégique est que, grâce aux initiatives avancées de planification, de planification et d'achat groupé, une entreprise peut réaliser d'importantes économies de coûts. En plus des économies substantielles, des économies supplémentaires seront générées grâce à une activité plus efficace et par conséquent à une rentabilité accrue. La mise en œuvre de l'approvisionnement stratégique au sein d'une entreprise nécessite de se concentrer sur trois concepts d'approvisionnement: l'achat groupé, les services d'approvisionnement centralisés et l'utilisation de systèmes de gestion des données d'achat.

Les concepts relatifs aux achats stratégiques nécessitent la communication et la coopération entre l'unité opérationnelle et les services financiers et doivent être mis en œuvre de manière efficace. Même un concept simple, tel que l'encouragement des achats planifiés, peut entraîner des problèmes opérationnels majeurs s'il n'est pas discuté avec l'unité business. Par exemple, une boulangerie peut commander des produits secs chaque semaine, en fonction des ordres de travail planifiés pour cette période. Si le service des achats décide qu'il est plus économique de commander ces produits toutes les deux semaines, la boulangerie rencontrera des difficultés de stockage, d'accès et de prévention des pertes.

Les achats groupés consistent à combiner le total des besoins en ressources de différents départements de l'entreprise et à émettre un bon de commande permanent. Cette commande unique concerne une quantité plus importante que plusieurs commandes plus petites. Par conséquent, des coûts unitaires moins élevés peuvent être négociés avec le fournisseur. Si les départements sont physiquement situés dans plusieurs bâtiments, le contrat peut stipuler les fenêtres de livraison et traiter la question des coûts de livraison. Cette pratique est assez courante dans les grandes entreprises, dans le cadre d’un plan d’activités d’approvisionnement stratégique intégré.

Les frais généraux administratifs représentent le coût supporté par l'organisation pour l'ensemble du cycle de paiement d'un processus d'approvisionnement. Cela inclut les salaires et les coûts de support pour le personnel des achats, le traitement des factures, la production de chèques et la résolution des demandes de fournisseurs. Un processus organisé et géré élimine une partie importante de ces coûts, car ils ne sont engagés qu'une fois pour chaque produit. Le personnel des achats centralisé peut apporter un soutien plus important aux unités fonctionnelles et garantir le respect de la politique.

Les systèmes de gestion des achats ou des achats sont souvent fournis dans le cadre de logiciels de comptabilité de grande taille ou de solutions de planification des ressources de l'entreprise. Ce module permet de créer des demandes d'achat et des commandes d'achat ainsi que leurs factures et de traiter les entrées de marchandises. De plus, les outils d'analyse et de reporting intégrés à ce type de système permettent au service des achats de gérer le processus opérationnel, de déterminer les coûts globaux pour l'institution et d'identifier les opportunités d'économies potentielles. Les rapports peuvent également être utilisés pour assurer la conformité aux politiques et comme preuve en réponse à toute contestation judiciaire.