Hva er strategiske anskaffelser?

Det primære konseptet for strategiske anskaffelser er at et firma kan gjennom betydelige kostnadsbesparelser gjennom avansert planlegging, planlegging og gruppekjøpstiltak. I tillegg til hard dollarinnsparing vil det være ekstra besparelser generert gjennom en mer effektiv forretningsdrift og derfor økt lønnsomhet. Implementering av strategiske anskaffelser i et selskap krever fokus på tre anskaffelseskonsepter: gruppekjøp, sentraliserte anskaffelsestjenester og bruk av anskaffelsesdatastyringssystemer.

Konseptene i strategiske anskaffelser krever kommunikasjon og samarbeid mellom forretningsenheten og finansielle tjenester og at anskaffelser implementeres effektivt. Selv et enkelt konsept, for eksempel å oppmuntre til planlagt innkjøp, kan føre til store driftsproblemer hvis ikke diskuteres med forretningsenheten. For eksempel kan et bakeri bestille tørrvarer hver uke, basert på de planlagte arbeidsordrene for den perioden. Hvis innkjøpsavdelingen bestemmer at det er mer kostnadseffektivt å bestille disse materialene en gang annenhver uke, vil bakeriet oppleve vanskeligheter med lagring, tilgang og forebygging av tap.

Gruppekjøp er prosessen med å kombinere de totale ressursbehovene for forskjellige avdelinger i selskapet og utstede en stående innkjøpsordre. Denne enkeltordren er for et større antall enn flere mindre ordrer. Derfor kan lavere pr. Enhetskostnader forhandles med leverandøren. Hvis avdelingene fysisk er lokalisert i en rekke bygninger, kan kontrakten bestemme leveringsvinduene og ta opp spørsmålet om leveringskostnader. Denne praksisen er ganske vanlig i store firmaer, som en del av en integrert strategisk anskaffelsesplan.

Administrasjonskostnader er kostnadene for organisasjonen for hele anskaffelsens lønnssyklus. Dette inkluderer lønn og støttekostnader for anskaffelsesmedarbeidere, fakturabehandling, sjekk produksjon og løsning av leverandørhenvendelser. En organisert, administrert prosess eliminerer en betydelig mengde av disse kostnadene, ettersom de bare påløper en gang for hver vare. Sentraliserte anskaffelsesmedarbeidere kan gi et større nivå av støtte til forretningsenhetene og sikre at politikken følges.

Anskaffelses- eller innkjøpsledelsessystemer leveres ofte som en del av store regnskapsprogrammer eller løsninger for bedriftsressursplanlegging. Denne modulen brukes til å opprette innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer og fakturaer og behandle varemottak. I tillegg lar analyse- og rapporteringsverktøyene som er innebygd i denne typen systemer anskaffelsesavdelingen styre forretningsprosessen, bestemme totale kostnader for institusjonen og identifisere potensielle besparelsesmuligheter. Rapporter kan også brukes for å sikre samsvar med retningslinjene og som bevis som svar på enhver juridisk utfordring.