Wat is het communicatieklimaat?
Een communicatieklimaat is het onzichtbare concept van hoe communicatie wordt uitgevoerd binnen een werkplekomgeving. Organisatiecommunicatie kan zeker de productiviteit en het behoud van medewerkers beïnvloeden. De communicatieomgeving op elke werkplek kan meestal effectief zijn of kan voornamelijk ineffectief zijn. Het succes van een communicatieklimaat kan op verschillende manieren worden beoordeeld.
Een vraag die moet worden gesteld bij de evaluatie van hoe succesvol communicatie op de werkplek is, is: hebben medewerkers een duidelijk begrip van wat van hen wordt verwacht? Supervisors en managers kunnen deze effectiviteit controleren tijdens prestatiebeoordelingen van medewerkers. De taakuitvoering kan worden beïnvloed door een onvoldoende begrip van verwachte details. Wanneer managers de verwachtingen voor de functie opnieuw formuleren bij het geven van prestatiebeoordelingen, kan dit helpen de communicatie op de werkplek te versterken.
Een open, duidelijk communicatie-klimaat verhoogt de productiviteit. Wanneer werknemers niet alleen precies weten wat er van hen wordt verwacht, maar begrijpen dat zij de verantwoordelijkheid hebben om aan die behoeften te voldoen, is verbetering van de functieprestaties waarschijnlijk het resultaat. Als goede werkprestaties vervolgens gunstig worden beloond, zoals door feedback, loonsverhogingen, prijzen of promoties tijdens geplande beoordelingen, zullen werknemers hun productieve werkgedrag waarschijnlijk blijven verbeteren.
Communicatie met werknemers door middel van een systeem van verwachtingen en beloningen helpt hen de verantwoordelijkheid te "nemen" om het initiatief te nemen in hun gedrag op het werk en op de werkplek. Verantwoordelijkheid nemen en van je worden verwacht het initiatief te nemen, kan ook helpen negatieve attitudes te verminderen. Negatieve attitudes zoals defensiviteit kunnen het communicatieklimaat verzwakken. Een werknemer die bijvoorbeeld onduidelijk is over enig deel van zijn of haar werkverwachtingen, kan antwoorden dat hij of zij niets is verteld en daarom is het benodigde werk niet gedaan. Zijn of haar houding kan zelfs invloed hebben op collega's, wat waarschijnlijk alleen maar tot meer negativiteit in het werkklimaat zal leiden.
De beste communicatie klimaten bevorderen de duidelijkheid. De waarden en verwachtingen van een bedrijf kunnen op vele manieren worden gecommuniceerd om de communicatie te versterken. Managers kunnen een beter communicatieklimaat opbouwen door het te bewaken en duidelijke communicatie te modelleren in gesprekken, vergaderingen en memo's. Het idee van een win-win situatie tussen werkgevers en werknemers vormt de sterke basis voor effectieve communicatie-klimaten.
Workplace communicatie workshops en seminars kunnen helpen bij het bevorderen van duidelijkere, effectievere communicatie in een bedrijf. Gastsprekers over het werkcommunicatieklimaat op de werkplek kunnen werknemers, inclusief managers, helpen inspireren tot nieuwe, meer communicatieve methoden van gedrag op het werk. Door het onderwerp van het communicatieklimaat naar een bepaalde werkplek te brengen, communiceert de organisatie ook duidelijk dat het concept iets is dat het bedrijf waardeert en verwacht.