Wat is het standaard inkoopproces?
Een inkooporder is een verbintenis om te kopen, een juridisch document dat door een koper aan een verkoper wordt gegeven. Het inkooporderproces begint met de toewijzing van een uniek nummer en document waarin alle aspecten van het koopproces worden beschreven. De algemene voorwaarden van een inkooporder kunnen vracht, leveringsdatum, kosten, omschrijving van de goederen, betalingsverwachtingen en vele andere omvatten.
Groot of klein, fabrikanten die de hoeveelheid voorraad op een magazijnvloer willen beperken, wachten op een inkooporder van een klant om te beginnen met het invullen van een order. Het bestelproces begint met een document van de koper aan de verkoper waarin de verwachtingen van het product en de leveringsvoorwaarden worden beschreven. De fabrikant geeft dan meestal een verkooporder uit, wat een bevestiging is van die verwachtingen. Als de inkooporder en verkooporder overeenkomen, beperkt dit de aansprakelijkheid van beide partijen, aangezien de inkooporder een juridisch bindend contract is om te kopen.
Nadat de verkooporder is gegenereerd, kan de fabrikant met de bestelling beginnen. Dit kan de aankoop van materialen, het inhuren van arbeid en de aanpassing van apparatuur omvatten. Het inkooporderproces beschermt de fabrikant in het geval de koper besluit zich terug te trekken uit de verkoop nadat de verkoper kosten heeft gemaakt. De koper wordt ook beschermd door het bestelproces, omdat hij niet verplicht is om goederen te accepteren of te betalen die niet voldoen aan de verwachtingen in het document.
Het inkooporderproces helpt ook om het bestellen te stroomlijnen door alle of de meeste variabelen die bij het bestelproces zijn betrokken, te vermelden. Deze omvatten goederenbeschrijving, de verwachte datum, exacte kosten, betalingsvoorwaarden en zelfs welke partij verplicht is om de vrachtkosten te betalen. Het inkooporderproces is met name van onschatbare waarde bij het importeren of exporteren, omdat veel van de termen universeel van betekenis zijn geworden en gemakkelijk door andere landen kunnen worden geïdentificeerd.
Veel fabrikanten gebruiken inkooporders om maanden of zelfs jaren van tevoren cashflowbudgetten te plannen. De cyclus vanaf de datum waarop een bestelling is uitgegeven tot het moment van levering en de betaling is mogelijk vrij lang. Een bedrijf moet zijn uitgaven dienovereenkomstig plannen om in staat te zijn om op korte termijn contante eisen te stellen, zoals salarisadministratie.
Nadat de bestelling is uitgegeven en de verkooporder is bevestigd, begint het werk. Het proces eindigt met de levering van goederen en de afgifte van een factuur, hoewel sommige fabrikanten volledige of gedeeltelijke betaling voor levering vereisen. Zodra de goederen zijn geaccepteerd en de factuur is betaald, is het bestelproces voltooid.