Was ist der Standard-Bestellvorgang?
Eine Bestellung ist eine Kaufverpflichtung, ein Rechtsdokument, das ein Käufer einem Verkäufer aushändigt. Der Bestellvorgang beginnt mit der Zuweisung einer eindeutigen Nummer und eines Dokuments, in dem alle Aspekte des Kaufvorgangs aufgeführt sind. Die Vertragsbedingungen einer Bestellung können Fracht, Liefertermin, Kosten, Warenbeschreibung, Zahlungserwartungen und viele andere umfassen.
Ob groß oder klein, Hersteller, die den Lagerbestand in einem Lagerhaus begrenzen möchten, warten auf eine Bestellung eines Kunden, um mit der Ausführung einer Bestellung zu beginnen. Der Bestellvorgang beginnt mit einem Dokument vom Käufer an den Verkäufer, in dem die Erwartungen an das Produkt sowie die Lieferbedingungen aufgeführt sind. Der Hersteller stellt dann in der Regel einen Kundenauftrag aus, der diese Erwartungen bestätigt. Wenn Bestellung und Bestellung übereinstimmen, ist die Haftung beider Parteien begrenzt, da es sich bei der Bestellung um einen rechtsverbindlichen Kaufvertrag handelt.
Nachdem der Kundenauftrag generiert wurde, kann der Hersteller mit der Bearbeitung des Auftrags beginnen. Dies kann den Einkauf von Materialien, die Einstellung von Arbeitskräften und die Änderung von Ausrüstung einschließen. Der Bestellvorgang schützt den Hersteller, falls der Käufer beschließt, vom Verkauf zurückzutreten, nachdem dem Verkäufer Kosten entstanden sind. Der Käufer ist auch durch den Bestellvorgang geschützt, da er nicht verpflichtet ist, Waren entgegenzunehmen oder zu bezahlen, die nicht den im Dokument angegebenen Erwartungen entsprechen.
Der Bestellvorgang trägt auch zur Optimierung der Bestellung bei, indem alle oder die meisten am Bestellvorgang beteiligten Variablen aufgelistet werden. Dazu gehören die Warenbeschreibung, das voraussichtliche Datum, die genauen Kosten, die Zahlungsbedingungen und sogar die Partei, die zur Zahlung der Frachtkosten verpflichtet ist. Der Bestellvorgang ist insbesondere beim Import oder Export von unschätzbarem Wert, da viele der Begriffe eine universelle Bedeutung haben und für andere Länder leicht identifizierbar sind.
Viele Hersteller verwenden Bestellungen, um Cashflow-Budgets Monate oder sogar Jahre im Voraus zu planen. Der Zeitraum vom Datum der Auftragserteilung bis zur Lieferung und dem Zahlungseingang kann sehr lang sein. Ein Unternehmen muss seine Ausgaben entsprechend planen, um kurzfristige Bargeldanforderungen wie die Gehaltsabrechnung erfüllen zu können.
Nachdem die Bestellung ausgestellt und der Auftrag bestätigt wurde, beginnt die Arbeit. Der Prozess endet mit der Lieferung der Waren und der Ausstellung einer Rechnung, obwohl einige Hersteller die vollständige oder teilweise Zahlung vor der Lieferung verlangen. Sobald die Ware angenommen und die Rechnung bezahlt wurde, ist der Bestellvorgang abgeschlossen.