Quel est le processus de commande standard?
Un bon de commande est un engagement d'achat, document juridique remis par un acheteur à un vendeur. Le processus de commande commence par l'attribution d'un numéro unique et d'un document décrivant tous les aspects du processus d'achat. Les termes de l'accord d'un bon de commande peuvent inclure le fret, la date de livraison, le coût, la description de la marchandise, les attentes en matière de paiement, etc.
Qu'ils soient grands ou petits, les fabricants qui souhaitent limiter la quantité d'inventaire stockée dans un entrepôt attendent le bon de commande d'un client pour pouvoir commencer à remplir une commande. Le processus de commande commence par un document de l'acheteur au vendeur qui décrit les attentes du produit ainsi que les conditions de livraison. Le fabricant émet ensuite généralement une commande client, qui constitue une reconnaissance de ces attentes. Si le bon de commande et le bon de commande sont identiques, cela limite la responsabilité des deux parties, car le bon de commande est un contrat juridiquement contraignant.
Une fois la commande client générée, le fabricant peut commencer à travailler sur la commande. Cela peut inclure l’achat de matériel, l’embauche de main-d’œuvre et la modification de l’équipement. Le processus de commande protège le fabricant dans le cas où l'acheteur décide de revenir en arrière de la vente après que le vendeur a engagé des frais. L’acheteur est également protégé par le processus de commande car il n’est pas obligé d’accepter ou de payer des marchandises qui ne répondent pas aux attentes énoncées dans le document.
Le processus de commande permet également de rationaliser les commandes en répertoriant la totalité ou la plupart des variables impliquées dans le processus de commande. Celles-ci incluent la description de la marchandise, la date prévue, le coût exact, les conditions de paiement et même quelle partie est tenue de payer les frais de transport. Le processus de commande est particulièrement précieux pour l’importation ou l’exportation, car de nombreux termes ont désormais une signification universelle et sont facilement identifiables par d’autres pays.
De nombreux fabricants utilisent les bons de commande pour planifier leurs budgets de trésorerie des mois, voire des années, à l'avance. Le cycle à partir de la date à laquelle un bon de commande est émis jusqu'au moment où la livraison est effectuée et le paiement reçu peut être assez long. Une entreprise doit planifier ses dépenses en conséquence afin de pouvoir générer des besoins de trésorerie à court terme, tels que la masse salariale.
Une fois la commande d'achat émise et la commande client validée, le travail commence. Le processus se termine par la livraison des marchandises et l’émission d’une facture, bien que certains fabricants exigent un paiement total ou partiel avant la livraison. Une fois la marchandise acceptée et la facture payée, le processus de commande est terminé.