Vad är den vanliga inköpsorderprocessen?

En inköpsorder är ett åtagande att köpa, ett juridiskt dokument som ges från en köpare till en säljare. Inköpsorderprocessen börjar med tilldelningen av ett unikt nummer och dokument som anger alla aspekter av köpprocessen. Avtalsvillkoren för en inköpsorder kan inkludera frakt, leveransdatum, kostnad, beskrivning av varor, betalningsförväntningar och många andra.

Stora eller små tillverkare som vill begränsa mängden lager i lagerlagret kommer att vänta på en inköpsorder från en kund för att börja fylla en beställning. Köporderprocessen börjar med ett dokument från köparen till säljaren som beskriver förväntningarna på produkten såväl som leveransvillkoren. Tillverkaren ger då vanligtvis en försäljningsorder, vilket är ett erkännande av dessa förväntningar. Om inköpsorder och försäljningsorder är matchningar begränsar detta båda parters ansvar eftersom inköpsorder är ett juridiskt bindande avtal att köpa.

När försäljningsordern har genererats kan tillverkaren börja arbeta med beställningen. Detta kan inkludera inköp av material, hyra av arbetskraft och modifiering av utrustning. Köporderprocessen skyddar tillverkaren i fall köparen beslutar att backa ur försäljningen efter att säljaren har uppstått utgifter. Köparen är också skyddad av inköpsorderprocessen eftersom den inte är skyldig att acceptera eller betala för varor som inte uppfyller de förväntningar som anges i dokumentet.

Köporderprocessen hjälper också till att effektivisera beställningen genom att lista alla eller de flesta variabler som är involverade i beställningsprocessen. Dessa inkluderar varubeskrivning, det förväntade datumet, exakta kostnader, betalningsvillkor och till och med vilken part som är skyldig att betala fraktkostnaden. Köporderprocessen är särskilt ovärderlig vid import eller export, eftersom många av villkoren har blivit universella i betydelse och lätt identifierbara av andra länder.

Många tillverkare använder inköpsorder för att planera kassaflödesbudgetar månader, eller till och med år, i förväg. Cykeln från det datum då en inköpsorder beställs tills leveransen sker och betalningen mottas kan vara ganska lång. Ett företag måste planera sina utgifter i enlighet med detta för att kunna ställa kortsiktiga kontantkrav, som lön.

Efter att beställningen har utfärdats och försäljningsordern har kvitterats börjar arbetet. Processen slutar med leverans av varor och utfärdande av en faktura, även om vissa tillverkare kräver hela eller delvis betalning före leverans. När varorna har accepterats och fakturan betalats är inköpsorderprocessen klar.