Hva er standard innkjøpsordre?

En innkjøpsordre er en forpliktelse til å kjøpe, et juridisk dokument gitt fra en kjøper til en selger. Innkjøpsordreprosessen begynner med tildelingen av et unikt nummer og et dokument som beskriver alle aspekter av kjøpsprosessen. Avtalevilkårene for en innkjøpsordre kan omfatte gods, leveringsdato, pris, varebeskrivelse, betalingsforventninger og mange andre.

Store eller små produsenter som ønsker å begrense mengden lagerbeholdning på lageret, vil vente på en innkjøpsordre fra en kunde for å begynne å fylle en ordre. Innkjøpsordreprosessen starter med et dokument fra kjøper til selger som skisserer forventninger til produktet så vel som leveringsbetingelser. Produsenten utsteder da typisk en salgsordre, som er en anerkjennelse av forventningene. Hvis innkjøpsordren og salgsordren samsvarer, begrenser dette begge parters ansvar, da innkjøpsordren er en juridisk bindende kontrakt å kjøpe.

Etter at salgsordren er generert, kan produsenten begynne å jobbe med ordren. Dette kan omfatte innkjøp av materialer, ansettelse av arbeidskraft og endring av utstyr. Innkjøpsordreprosessen beskytter produsenten i tilfelle kjøperen bestemmer seg for å gå ut av salget etter at selger har pådratt seg utgifter. Kjøperen er også beskyttet av innkjøpsordreprosessen fordi den ikke er forpliktet til å godta eller betale for varer som ikke oppfyller forventningene beskrevet i dokumentet.

Innkjøpsordreprosessen er også med på å effektivisere bestillingen ved å liste opp alle eller de fleste variablene som er involvert i bestillingsprosessen. Disse inkluderer varebeskrivelse, forventet dato, eksakte kostnader, betalingsbetingelser og selv hvilken part som er forpliktet til å betale fraktkostnaden. Innkjøpsordreprosessen er spesielt uvurderlig når du importerer eller eksporterer, ettersom mange av begrepene har blitt universelle i betydningen og lett identifiserbare av andre land.

Mange produsenter bruker innkjøpsordrer for å planlegge kontantstrømbudsjetter måneder, eller til og med år, på forhånd. Syklusen fra datoen en innkjøpsordre er utstedt til leveringstidspunktet og betalingen er mottatt, kan være ganske lang. En virksomhet må planlegge utgiftene sine deretter for å kunne stille kortsiktige kontantkrav, som lønn.

Etter at innkjøpsordren er gitt og salgsordren er kvittert, begynner arbeidet. Prosessen ender med levering av varer og utstedelse av faktura, selv om noen produsenter krever hele eller delvis betaling før levering. Når varene er godkjent og fakturaen er betalt, er innkjøpsordreprosessen fullført.