Wat is leveranciersbeheer?
Verkopers zijn personen of bedrijven die goederen of diensten leveren aan andere personen of bedrijven. Leveranciersbeheer is een term die wordt gebruikt om het proces van het vinden, kwalificeren en zakendoen met leveranciers te beschrijven. Gemeenschappelijke activiteiten omvatten het onderzoeken van leveranciers, het onderhandelen over contracten, het verkrijgen van offertes, het evalueren van prestaties, het creëren en bijwerken van leveranciersbestanden en het verzekeren dat betalingen correct worden uitgevoerd.
Zodra een bedrijf heeft vastgesteld dat het behoefte heeft die moet worden uitbesteed, begint het leveranciersbeheer. Het bedrijf moet een of meer leveranciers vinden die de benodigde goederen of services kunnen leveren en elke leverancier evalueren op basis van prijzen, mogelijkheden, doorlooptijd, kwaliteit van het werk en bedrijfsreputatie. Dit proces omvat vaak het aanvragen van prijzen, het controleren van referenties en het onderzoeken van het bedrijf via online bronnen. Dit kan ook het controleren van de financiële stabiliteit, verzekeringen en certificeringen van de potentiële leverancier omvatten.
Nadat leveranciers zijn geselecteerd, is leveranciersbeheer een kwestie van het beheren van een pool van leveranciers, het toewijzen van taken of contracten als dat nodig is, het controleren van leveranciersprestaties en ervoor zorgen dat de contractvoorwaarden worden nageleefd. In grote bedrijven heeft een leveranciersmanager vaak meer dan één leverancier in de pool voor elk type serviceproduct. Bepaalde leveranciers kunnen de voorkeur hebben, wat betekent dat zij de eerste keuze zijn wanneer een project ontstaat. Anderen kunnen back-upverkopers zijn, die worden ingeschakeld als de voorkeursleverancier een bepaald project niet kan accepteren of nalaat te presteren.
Leveranciersbeheer omvat vaak veel elektronisch of handmatig papierwerk. Veel betaalsystemen vereisen dat leveranciers in een database worden ingesteld. Dit kan het verzamelen van contactgegevens van leveranciers, verzekeringscertificaten en identificatienummers van de belastingbetaler vereisen. Als de verkoper toegang heeft tot eigendoms- of privéinformatie, moet een geheimhouding of een andere dergelijke overeenkomst meestal worden ondertekend en in de bestanden van de verkoper worden geplaatst. Veel bedrijven vereisen dat leveranciersbestanden jaarlijks worden bijgewerkt, dus een leveranciersmanager moet ervoor zorgen dat de huidige documenten elk jaar worden verkregen.
De term leveranciersbeheer wordt meestal gebruikt in de context van bedrijfsactiviteiten, maar personen moeten soms ook leveranciers beheren. Een huiseigenaar moet bijvoorbeeld een contract sluiten met een dakdekker of een binnenhuisarchitect; in deze situatie moet hij biedingen verkrijgen, een leverancier kiezen, de kwaliteit van het werk bewaken en de betaling verwerken, net zoals een bedrijf dat zou doen. Kapsalons, verzekeringsagenten, kinderopvangfaciliteiten en soortgelijke persoonlijke diensten zijn ook voorbeelden van leveranciers met wie een individu vaak samenwerkt.