Vad är leverantörshantering?

Leverantörer är individer eller företag som levererar varor eller tjänster till andra individer eller företag. Leverantörshantering är ett begrepp som används för att beskriva processen att hitta, kvalificera och göra affärer med leverantörer. Vanliga aktiviteter inkluderar att forska leverantörer, förhandla kontrakt, få offertar, utvärdera prestanda, skapa och uppdatera leverantörsfiler och se till att betalningar görs korrekt.

När ett företag har fastställt att det har ett behov som måste läggas ut, börjar leverantörshantering. Företaget måste hitta en eller flera leverantörer som kan tillhandahålla det goda eller den service som behövs och utvärdera varje leverantör baserat på prissättning, kapacitet, vändtid, kvalitet på arbetet och företagets rykte. Den här processen innebär ofta att begära prissättning, kontrollera referenser och undersöka företaget via online-resurser. Det kan också inkludera kontroll av den potentiella leverantörens finansiella stabilitet, försäkring och certifieringar.

När leverantörer har valts handlar leverantörshantering om att hantera en pool av leverantörer, tilldela jobb eller kontrakt när behov uppstår, övervaka leverantörens prestanda och se till att kontraktsvillkoren följs. I stora företag har en leverantörschef ofta mer än en leverantör i poolen för varje typ av tjänsttjänst. Vissa leverantörer kan vara att föredra, vilket betyder att de är det första valet när ett projekt uppstår. Andra kan vara reservförsäljare, som kommer att uppmanas om den föredragna leverantören inte kan acceptera ett visst projekt eller inte fungerar.

Leverantörshantering innebär ofta en hel del elektroniska eller manuella pappersarbeten. Många system för betalningsskyldighet kräver att leverantörer installeras i en databas. Detta kan kräva insamling av leverantörens kontaktinformation, försäkringsintyg och identifikationsnummer för skattebetalarna. Om leverantören har tillgång till egen eller privat information, måste en icke-avslöjande eller annat sådant avtal vanligtvis undertecknas och placeras i leverantörsfilerna. Många företag kräver att leverantörsfiler uppdateras årligen, så en leverantörshanterare måste se till att aktuella dokument erhålls varje år.

Termen leverantörshantering används vanligtvis inom ramen för affärsverksamheten, men individer kan också behöva hantera leverantörer då och då. En husägare kan till exempel behöva avtala med en takläggare eller en inredningsarkitekt; i denna situation kommer han att behöva få bud, välja en leverantör, övervaka kvaliteten på arbetet och bearbeta betalning, precis som ett företag skulle göra. Hårsalonger, försäkringsagenter, barnomsorg och liknande personliga tjänster är också exempel på leverantörer som en person kan arbeta ofta med.