Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs?
Les vendeurs sont des individus ou des entreprises qui fournissent des biens ou des services à d’autres individus ou entreprises. La gestion des fournisseurs est un terme utilisé pour décrire le processus de recherche, de qualification et de relations commerciales avec les fournisseurs. Les activités courantes comprennent la recherche de fournisseurs, la négociation de contrats, l’obtention de devis, l’évaluation des performances, la création et la mise à jour de fichiers de fournisseurs et la vérification du respect des paiements.
Une fois qu'une entreprise détermine qu'elle a un besoin qui doit être externalisé, la gestion des fournisseurs commence. L'entreprise doit trouver un ou plusieurs fournisseurs capables de fournir le bien ou le service nécessaire et évaluer chaque fournisseur en fonction des prix, des capacités, du délai d'exécution, de la qualité du travail et de la réputation de l'entreprise. Ce processus implique souvent de demander une tarification, de vérifier les références et d'effectuer des recherches sur l'entreprise au moyen de ressources en ligne. Cela peut également inclure une vérification de la stabilité financière, de l’assurance et des certifications du vendeur potentiel.
Une fois les fournisseurs sélectionnés, la gestion des fournisseurs consiste à gérer un groupe de fournisseurs, à attribuer des travaux ou des contrats en fonction des besoins, à surveiller les performances des fournisseurs et à garantir le respect des conditions contractuelles. Dans les grandes entreprises, un responsable de fournisseurs a souvent plusieurs fournisseurs dans le pool pour chaque type de produit de service. Certains fournisseurs peuvent être préférés, ce qui signifie qu'ils sont le premier choix lorsqu'un projet survient. D'autres peuvent être des fournisseurs de sauvegarde, qui seront sollicités si le fournisseur préféré ne peut pas accepter un projet donné ou échoue.
La gestion des fournisseurs implique souvent beaucoup de paperasse électronique ou manuelle. De nombreux systèmes de comptes fournisseurs exigent que les fournisseurs soient configurés dans une base de données. Cela peut nécessiter la collecte des informations de contact du fournisseur, des certificats d'assurance et des numéros d'identification du contribuable. Si le fournisseur aura accès à des informations exclusives ou confidentielles, un accord de non-divulgation ou un autre accord de ce type doit généralement être signé et placé dans les fichiers du fournisseur. De nombreuses entreprises exigent que les fichiers des fournisseurs soient mis à jour chaque année. Par conséquent, un responsable des fournisseurs devra s'assurer que les documents à jour sont obtenus chaque année.
Le terme gestion des fournisseurs est généralement utilisé dans le contexte des opérations commerciales, mais les utilisateurs peuvent également avoir besoin de gérer les fournisseurs de temps à autre. Un propriétaire, par exemple, peut avoir besoin de passer un contrat avec un couvreur ou un architecte d'intérieur; dans cette situation, il devra obtenir des offres, choisir un fournisseur, contrôler la qualité du travail et traiter le paiement, comme le ferait une entreprise. Les salons de coiffure, les agents d’assurance, les crèches et autres services personnels sont également des exemples de fournisseurs avec lesquels une personne pourrait travailler fréquemment.