Wat is workflowanalyse?
Workflowanalyse houdt in dat alle processen in een bedrijf worden bekeken om inefficiënties te identificeren en verbeteringen aan te bevelen. Het werk begint met het vaststellen van gewenste resultaten van de analyse met senior managers van een bedrijf. Analisten communiceren vervolgens met de werknemers van het bedrijf om de huidige status van bedrijfsprocessen in het bedrijf te documenteren. De laatste fase van workflowanalyse is de aanbeveling van processen die moeten worden gewijzigd, geautomatiseerd of op hun plaats moeten worden gehouden in overeenstemming met de gestelde doelen.
Een typisch bedrijf streeft voortdurend naar verbetering van zijn processen en twee primaire factoren leiden bedrijven ertoe een workflowanalyse uit te voeren. Ten eerste kunnen voortdurende technologische ontwikkelingen efficiëntere en goedkopere manieren van zakendoen bieden, en bedrijven kiezen er vaak voor om processen te herzien met het oog op automatisering of integratie van de nieuwste technologie. Ten tweede is het typisch dat zogenaamde legacy-processen stevig verankerd zijn in een bedrijf, wat betekent dat een bepaalde taak al lang op een bepaalde manier is uitgevoerd en over het hoofd kan worden gezien als een proces dat moet worden verbeterd. Een doel van workflowanalyse is om dergelijke legacy-processen bloot te leggen.
Externe consultants kunnen effectief een workflowanalyse uitvoeren, omdat ze daar experts in zijn en geen loyaliteit hebben aan een bepaalde manier van zakendoen. In de eerste interactie met senior managers, beginnen de workflowanalisten meestal met interviews om te bepalen hoe topmanagers het bedrijf momenteel bekijken, inclusief wat werkt en wat niet. Analisten bepalen vervolgens de gewenste eindstatus die managers hopen te bereiken met het workflowanalyseproject.
Het grootste deel van het werk in workflowanalyse vindt plaats met getrainde analisten die werknemers en supervisors interviewen om te documenteren hoe zaken worden gedaan. Dit omvat alle aspecten van een bedrijf, zoals het verwerken van papierwerk voor verkoop, collecties, compliance en human resources. Het kan ook betrekking hebben op productieprocessen zoals het ontvangen van grondstoffen of onderdelen, het verwerken of assembleren ervan en het verzenden van afgewerkte goederen.
Analisten zullen ook de bestede tijd en inspanningen evalueren in interactie met klanten, inclusief verkoop en klantenservice. Workflow-analyse kijkt naar alles wat elke medewerker van het bedrijf doet om te documenteren hoe elke taak begint en zich door de organisatie beweegt.
Na de eerste documentatie presenteren workflowanalisten doorgaans bevindingen aan beheerders op een lager niveau om ervoor te zorgen dat de resultaten van de analyse overeenkomen met de realiteit van het bedrijf. Aanpassend de analyse indien nodig, onderzoeken de analisten vervolgens de workflow om gebieden te identificeren waarin processen kunnen worden gestroomlijnd, geautomatiseerd of beide. Deze informatie wordt dan meestal aan topmanagers gepresenteerd, samen met aanbevelingen voor verbeteringen.