Co to jest analiza przepływu pracy?
Analiza przepływu pracy wymaga przeglądu wszystkich procesów w firmie w celu zidentyfikowania nieefektywności i zalecania ulepszeń. Prace zaczynają się od ustalenia pożądanych wyników analizy z wyższymi menedżerami firmy. Następnie analitycy kontaktują się z pracownikami firmy, aby udokumentować aktualny stan procesów biznesowych w firmie. Ostatnim etapem analizy przepływu pracy jest zalecenie procesów, które należy zmienić, zautomatyzować lub pozostawić na miejscu zgodnie z wyznaczonymi celami.
Typowa firma nieustannie dąży do usprawnienia swoich procesów, a dwa podstawowe czynniki skłaniają firmy do przeprowadzenia analizy przepływu pracy. Po pierwsze, ciągłe postępy technologiczne mogą oferować bardziej wydajne i tańsze sposoby prowadzenia działalności gospodarczej, a firmy często decydują się na przegląd procesów pod kątem ich automatyzacji lub zastosowania najnowszych technologii. Po drugie, typowe jest, aby tak zwane starsze procesy były mocno zakorzenione w firmie, co oznacza, że pewne zadanie już dawno zostało wykonane w określony sposób i może być przeoczone jako proces wymagający poprawy. Celem analizy przepływu pracy jest ujawnienie takich starszych procesów.
Zewnętrzni konsultanci mogą skutecznie przeprowadzić analizę przepływu pracy, ponieważ są w tym ekspertami i nie mają żadnej lojalności wobec żadnego konkretnego sposobu prowadzenia działalności. W początkowej interakcji z menedżerami wyższego szczebla analitycy przepływu pracy zwykle zaczynają się od wywiadów, aby ustalić, jak menedżerowie postrzegają obecnie firmę, w tym co działa, a co nie. Następnie analitycy określają pożądany stan końcowy, który menedżerowie mają nadzieję osiągnąć dzięki projektowi analizy przepływu pracy.
Większość prac związanych z analizą przepływu pracy odbywa się przy udziale przeszkolonych analityków przeprowadzających wywiady z pracownikami i przełożonymi w celu udokumentowania sposobu prowadzenia działalności. Obejmuje to wszystkie aspekty działalności firmy, takie jak przetwarzanie dokumentów dotyczących sprzedaży, zbiórki, zgodności i zasobów ludzkich. Może również obejmować procesy produkcyjne, takie jak przyjmowanie surowców lub części, przetwarzanie lub montaż oraz wysyłanie gotowych towarów.
Analitycy sprawdzą także czas i wysiłek włożony w interakcję z klientami, w tym sprzedaż i obsługę klienta. Analiza przepływu pracy analizuje wszystko, co robi każdy pracownik firmy, w celu udokumentowania rozpoczęcia i przejścia każdego zadania w organizacji.
Po wstępnej dokumentacji analitycy przepływów pracy zazwyczaj przedstawiają wyniki kierownictwom niższego szczebla, aby upewnić się, że wyniki analizy odpowiadają rzeczywistości firmy. W razie potrzeby dostosowując analizę, analitycy badają przepływ pracy, aby zidentyfikować obszary, w których procesy mogą zostać usprawnione, zautomatyzowane lub oba. Informacje te są zazwyczaj przedstawiane menedżerom wyższego szczebla wraz z zaleceniami dotyczącymi ulepszeń.