Co to jest analiza przepływu pracy?

Analiza przepływu pracy pociąga za sobą przegląd wszystkich procesów w firmie w celu identyfikacji nieefektywności i zaleceń ulepszeń. Prace zaczynają się od ustalenia pożądanych wyników analizy u wyższych menedżerów firmy. Następnie analitycy wchodzą w interakcje z pracownikami firmy, aby udokumentować obecny stan procesów biznesowych w firmie. Ostatnim etapem analizy przepływu pracy jest zalecenie procesów, które należy zmienić, zautomatyzować lub pozostawić zgodnie z określonymi celami.

Typowa firma stale stara się poprawić swoje procesy, a dwa podstawowe czynniki prowadzą firmy do przeprowadzenia analizy przepływu pracy. Po pierwsze, trwające postępy technologiczne mogą oferować bardziej wydajne i tańsze sposoby prowadzenia działalności, a firmy często decydują się na przegląd procesów w celu ich automatyzacji lub włączania najnowszej technologii. Po drugie, typowe jest to, że tak zwane starsze procesy są mocno zakorzenione w firmie, co oznacza, że ​​określone zadanie od dawna byłowykonane w określony sposób i można je przeoczyć jako proces wymagający poprawy. Celem analizy przepływu pracy jest ujawnienie takich starszych procesów.

Zewnętrzni konsultanci mogą skutecznie przeprowadzić analizę przepływu pracy, ponieważ są w tym eksperci i nie mają lojalności wobec żadnego konkretnego sposobu prowadzenia działalności. Podczas początkowej interakcji z menedżerami starszymi analitycy przepływu pracy zwykle zaczynają od wywiadów, aby ustalić, w jaki sposób najwyżsi menedżerowie postrzegają obecnie firmę, w tym to, co działa, a co nie. Następnie analitycy określają pożądany stan końcowy, który menedżerowie mają nadzieję osiągnąć dzięki projektowi analizy przepływu pracy.

Większość pracy w analizie przepływu pracy odbywa się z przeszkolonymi analitykami przeprowadzającymi wywiady z pracownikami i przełożonymi w celu udokumentowania, w jaki sposób działalność jest prowadzona. Obejmuje to wszystkie aspekty działalności, takie jak przetwarzanie dokumentów w zakresie sprzedaży, kolekcji, zgodności i zasobów ludzkich. Może również obejmować mProcesy produkcyjne, takie jak odbieranie surowców lub części, ich przetwarzanie lub montaż i wysyłka gotowych towarów.

Analitycy dokonają również przeglądu czasu poświęconego i wysiłku w interakcji z klientami, w tym usługami sprzedaży i klientów. Analiza przepływu pracy dotyczy wszystkiego, co każdy pracownik firmy robi w celu udokumentowania, w jaki sposób każde zadanie zaczyna się i przechodzi przez organizację.

Po początkowej dokumentacji analitycy przepływu pracy zazwyczaj przedstawiają ustalenia na niższym poziomie, udaje się zapewnić, że wyniki analizy są zgodne z rzeczywistością firmy. W razie potrzeby dostosowując analizę, analitycy badają przepływ pracy w celu zidentyfikowania obszarów, w których procesy można usprawnić, zautomatyzować lub jedno i drugie. Informacje te są wówczas zwykle prezentowane dla najlepszych menedżerów wraz z zaleceniami dotyczącymi ulepszeń.