ワークフロー分析とは

ワークフロー分析では、非効率性の特定と改善の推奨に向けて、ビジネスのすべてのプロセスをレビューする必要があります。 作業は、会社の上級管理職との分析から望ましい結果を確立することから始まります。 その後、アナリストは会社の従業員と対話して、会社のビジネスプロセスの現在の状態を文書化します。 ワークフロー分析の最終段階は、変更、自動化、または指定された目標に合わせてそのままにする必要があるプロセスの推奨です。

典型的なビジネスは、プロセスの改善を継続的に追求しており、2つの主要な要因により、企業はワークフロー分析を実施するようになります。 第一に、進行中の技術の進歩は、より効率的で費用のかからないビジネスの方法を提供し、企業はプロセスの自動化または最新のテクノロジーの組み込みを目的としてプロセスをレビューすることを選択することがよくあります。 第二に、いわゆるレガシープロセスが企業にしっかりと定着していることは典型的です。つまり、特定のタスクは長い間特定の方法で行われ、改善が必要なプロセスとして見落とされる可能性があります。 ワークフロー分析の目標は、このようなレガシープロセスを公開することです。

外部コンサルタントは、ワークフロー分析の専門家であり、特定のビジネス方法に忠誠心がないため、ワークフロー分析を効果的に実行できます。 シニアマネージャーとの最初のやり取りでは、ワークフローアナリストは通常​​、インタビューから始めて、トップマネージャーが現在働いているものとそうでないものを含めて会社をどのように見ているかを判断します。 次に、アナリストは、マネージャーがワークフロー分析プロジェクトによって達成することを望んでいる望ましい最終状態を決定します。

ワークフロー分析の作業の大部分は、訓練を受けたアナリストが従業員と監督者にインタビューし、ビジネスの遂行方法を文書化することで行われます。 これには、販売、コレクション、コンプライアンス、人事のための事務処理など、ビジネスのあらゆる側面が含まれます。 また、原材料または部品の受け取り、それらの処理または組み立て、完成品の出荷などの製造プロセスもカバーできます。

アナリストは、販売や顧客サービスなど、顧客とのやり取りに費やされた時間と労力も検討します。 ワークフロー分析では、企業のすべての従業員が行うすべてのことを見て、各タスクが組織内でどのように開始および移動するかを文書化します。

最初の文書化の後、ワークフローアナリストは通常​​、分析結果を会社の現実と一致させるために、下位レベルの管理者に結果を提示します。 アナリストは必要に応じて分析を調整し、ワークフローを調べて、プロセスの合理化、自動化、またはその両方が可能な領域を特定します。 この情報は通常、改善のための推奨事項とともにトップマネージャーに提示されます。