Vad är arbetsflödesanalys?
Arbetsflödesanalys innebär att man granskar alla processer i ett företag med sikte på att identifiera ineffektivitet och rekommendera förbättringar. Arbetet börjar med att upprätta önskade resultat från analysen med företagets ledande befattningshavare. Analytiker interagerar sedan med företagets anställda för att dokumentera det aktuella läget för affärsprocesser i företaget. Det sista steget i arbetsflödesanalysen är rekommendationen om processer som måste ändras, automatiseras eller lämnas på plats i linje med angivna mål.
En typisk verksamhet försöker kontinuerligt förbättra sina processer, och två huvudfaktorer leder till att företag gör en arbetsflödesanalys. För det första kan pågående tekniska framsteg erbjuda effektivare och billigare sätt att göra affärer, och företag väljer ofta att granska processer i syfte att automatisera dem eller integrera den senaste tekniken. För det andra är det typiskt att så kallade arvsprocesser är fast förankrade i ett företag, vilket innebär att en viss uppgift länge har utförts på ett visst sätt och kan förbises som en process som behöver förbättras. Ett mål med arbetsflödesanalysen är att avslöja sådana äldre processer.
Externa konsulter kan effektivt utföra en arbetsflödesanalys eftersom de är experter på det och inte har någon lojalitet till något särskilt sätt att göra affärer. I en första interaktion med ledande chefer börjar arbetsflödesanalytikerna vanligtvis med intervjuer för att avgöra hur toppchefer ser företaget för närvarande, inklusive vad som fungerar och vad som inte är det. Därefter bestämmer analytiker det önskade slutläget som chefer hoppas uppnå genom projektet för arbetsflödesanalys.
Huvuddelen av arbetet i arbetsflödesanalys sker med utbildade analytiker som intervjuar anställda och handledare för att dokumentera hur affärer görs. Detta inkluderar alla aspekter av ett företag som bearbetning av pappersarbete för försäljning, samlingar, efterlevnad och personalresurser. Det kan också täcka tillverkningsprocesser som mottagning av råmaterial eller delar, bearbetning eller montering av dem och frakt av färdigvaror.
Analytiker kommer också att granska tidsbruk och ansträngningar som har använts för att interagera med kunder, inklusive försäljning och kundtjänst. Arbetsflödesanalys tittar på allt som varje anställd i företaget gör för att dokumentera hur varje uppgift börjar och rör sig genom organisationen.
Efter den inledande dokumentationen presenterar arbetsflödesanalytiker vanligtvis fynd för lägre nivåer för att säkerställa att resultaten av analysen matchar företagets verklighet. Justera analysen efter behov, analyserar analytikerna sedan arbetsflödet för att identifiera områden där processer kan strömlinjeformas, automatiseras eller båda. Denna information presenteras sedan vanligtvis till toppcheferna och rekommendationer för förbättringar.