Was ist eine Workflow-Analyse?
Bei der Workflow-Analyse werden alle Prozesse in einem Unternehmen überprüft, um Ineffizienzen zu identifizieren und Verbesserungen zu empfehlen. Die Arbeit beginnt mit der Festlegung der gewünschten Ergebnisse aus der Analyse mit den Führungskräften eines Unternehmens. Anschließend interagieren die Analysten mit den Mitarbeitern des Unternehmens, um den aktuellen Stand der Geschäftsprozesse im Unternehmen zu dokumentieren. Die letzte Stufe der Workflow-Analyse ist die Empfehlung von Prozessen, die gemäß den festgelegten Zielen geändert, automatisiert oder beibehalten werden müssen.
Ein typisches Unternehmen ist ständig bemüht, seine Prozesse zu verbessern, und zwei Hauptfaktoren veranlassen Unternehmen, eine Workflow-Analyse durchzuführen. Erstens können fortlaufende technologische Fortschritte effizientere und kostengünstigere Geschäftsabläufe ermöglichen, und Unternehmen entscheiden sich häufig für die Überprüfung von Prozessen, um diese zu automatisieren oder die neueste Technologie einzubeziehen. Zweitens ist es typisch, dass sogenannte Legacy-Prozesse fest in einem Unternehmen verankert sind, was bedeutet, dass eine bestimmte Aufgabe schon lange auf eine bestimmte Weise erledigt wurde und als verbesserungswürdiger Prozess übersehen werden kann. Ziel der Workflow-Analyse ist es, solche Altprozesse aufzudecken.
Externe Berater können eine Workflow-Analyse effektiv durchführen, da sie Experten auf diesem Gebiet sind und keiner bestimmten Geschäftsmethode treu bleiben. In der ersten Interaktion mit Führungskräften beginnen die Workflow-Analysten in der Regel mit Interviews, um zu bestimmen, wie Top-Manager das Unternehmen aktuell sehen, einschließlich dessen, was funktioniert und was nicht. Als Nächstes bestimmen die Analysten den gewünschten Endzustand, den Manager mit dem Workflow-Analyseprojekt erreichen möchten.
Der Großteil der Arbeit in der Workflow-Analyse findet mit geschulten Analysten statt, die Mitarbeiter und Vorgesetzte befragen, um zu dokumentieren, wie Geschäfte gemacht werden. Dies umfasst alle Aspekte eines Unternehmens, z. B. die Verarbeitung von Papierkram für Verkauf, Inkasso, Compliance und Personal. Sie kann auch Herstellungsprozesse abdecken, z. B. das Empfangen von Rohmaterialien oder Teilen, deren Verarbeitung oder Montage sowie den Versand von Fertigwaren.
Analysten werden auch den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Interaktion mit Kunden, einschließlich Vertrieb und Kundendienst, überprüfen. Die Workflow-Analyse untersucht alles, was jeder Mitarbeiter eines Unternehmens tut, um zu dokumentieren, wie jede Aufgabe beginnt und sich durch das Unternehmen bewegt.
Nach der Erstdokumentation präsentieren die Workflow-Analysten die Ergebnisse in der Regel den untergeordneten Managern, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse der Analyse der Realität des Unternehmens entsprechen. Die Analysten passen die Analyse nach Bedarf an und untersuchen den Workflow, um Bereiche zu identifizieren, in denen Prozesse optimiert, automatisiert oder beides möglich ist. Diese Informationen werden dann in der Regel den Top-Managern zusammen mit Empfehlungen für Verbesserungen angezeigt.