Co je analýza pracovního postupu?
Analýza pracovního postupu zahrnuje přezkoumání všech procesů v podniku s cílem identifikovat neefektivnost a doporučit zlepšení. Práce začíná stanovením požadovaných výsledků analýzy u vedoucích pracovníků firmy. Analytici pak komunikují se zaměstnanci společnosti a dokumentují aktuální stav obchodních procesů ve firmě. Poslední fází analýzy pracovního postupu je doporučení procesů, které je třeba změnit, automatizovat nebo ponechat na místě v souladu se stanovenými cíli.
Typické podnikání se neustále snaží zlepšovat své procesy a dva primární faktory vedou firmy k provedení analýzy pracovního postupu. Za prvé, pokračující technologický pokrok může nabídnout efektivnější a méně nákladné způsoby podnikání a firmy často volí k přezkoumání postupů s cílem směrem k jejich automatizaci nebo obsahují nejnovější technologie. Za druhé, to je typické pro tzv starších procesy musí být pevně zakotven ve firmě, což znamená, že určitý úkol je již dlouho provádí určitým způsobem a může být přehlíženy jako proces, který potřebuje zlepšení. Cílem analýzy pracovního postupu je odhalit takové staré procesy.
Externí konzultanti mohou efektivně provádět analýzu pracovního postupu, protože jsou odborníky v této oblasti a nemají žádnou loajalitu k žádnému konkrétnímu způsobu podnikání. V počáteční interakci s vrcholovými manažery analytici workflow obvykle začínají rozhovory, aby určili, jak top manažeři na společnost v současné době hledají, včetně toho, co funguje a co ne. Analytici dále určují požadovaný konečný stav, kterého manažeři doufají dosáhnout projektem analýzy pracovního postupu.
Většina práce v analýze pracovního toku probíhá s vyškolenými analytiky, kteří provádějí pohovory se zaměstnanci a vedoucími, aby dokumentovali, jak se podniká. To zahrnuje všechny aspekty podnikání, jako je zpracování papírování pro prodej, sbírky, dodržování předpisů a lidské zdroje. Rovněž se může vztahovat na výrobní procesy, jako je příjem surovin nebo částí, jejich zpracování nebo kompletace a expedice hotového zboží.
Analytici také zkontrolují čas strávený a úsilí vynaložené na interakci se zákazníky, včetně prodeje a služeb zákazníkům. Analýza pracovního postupu se zaměřuje na vše, co každý zaměstnanec firmy dělá, s cílem dokumentovat, jak každý úkol začíná a pohybuje se v organizaci.
Po počáteční dokumentaci analytici pracovního postupu obvykle předkládají zjištění vedoucím pracovníkům na nižší úrovni, aby zajistili, že výsledky analýzy odpovídají skutečnosti společnosti. Analytici upravují podle potřeby analytiky a poté zkoumají pracovní tok a identifikují oblasti, ve kterých lze procesy zefektivnit, automatizovat nebo obojí. Tyto informace jsou pak obvykle předkládány vrcholovým manažerům spolu s doporučeními pro zlepšení.