Wat is workflowprocesbeheer?
Workflowprocesbeheer is een term die wordt gebruikt in informatietechnologie (IT) en bedrijfsprocesbeheer om alle stappen en infrastructuur te beschrijven die nodig zijn om een elektronisch workflowproces te creëren en te beheren. Een workflowproces is een reeks stappen of taken die door verschillende delen van de organisatie moeten worden voltooid. In het ideale geval wordt dit proces tot stand gebracht met behulp van computersoftwaretools om de efficiëntie, transparantie en doorlooptijd te verhogen.
Hoewel de term vrij lang is, zijn de meeste mensen zeer bekend met het concept van een workflow. Een eenvoudig voorbeeld is een verzoek om onkostenvergoeding. De werknemer die de kosten heeft gemaakt, vult een formulier in met alle informatie die hij of zij heeft en stuurt dit vervolgens naar zijn of haar manager. De manager beoordeelt de details, voegt aanvullende informatie toe en geeft goedkeuring of afwijzing van het verzoek aan. Als het verzoek wordt goedgekeurd, wordt het ter verwerking en betaling voorgelegd aan de boekhoudafdeling. Indien geweigerd, wordt het teruggegeven aan de werknemer, meestal met een toelichting.
Workflow-procesbeheer verwijst naar de tools en computersoftware die worden gebruikt om dit proces te maken, te implementeren en te ondersteunen. Dit is meestal een combinatie van hardware, infrastructuur en software. De werkelijke benodigde gereedschappen en apparatuur zijn afhankelijk van de grootte van de organisatie en de leveringsmethode. Traditioneel waren deze tools beperkt tot specifieke gebruikers, maar technologische veranderingen hebben het mogelijk gemaakt om workflowtools via internet aan te bieden.
De hardware en infrastructuur die vereist zijn voor workflowprocesbeheer is voornamelijk afhankelijk van de geselecteerde software. Een op internet gebaseerde tool vereist installatie op een webserver, toegang tot internet, opslagcapaciteit en beveiliging. De hoeveelheid benodigde hardware hangt meestal af van het aantal gebruikers, het aantal transacties en de beschikbaarheid van het systeem.
Er is een breed scala aan softwareprogramma's voor workflowprocesbeheer beschikbaar, omdat dit een bekende productcategorie is. De overgrote meerderheid van bedrijven kan meestal tijd en geld besparen met behulp van een elektronische workflow. Bijkomende voordelen zijn onder meer verbeterde transparantie en rapportagecapaciteit, evenals verantwoordingsplicht voor alle deelnemers aan het proces.
Bij het selecteren van een oplossing voor workflowprocesbeheer is het meestal belangrijk om te onthouden dat bekwaam personeel nodig is om deze oplossing te implementeren en te ondersteunen. Vereiste vaardigheden zijn onder meer bedrijfsanalyse, projectbeheer, softwareondersteuning en administratie. Het kan belangrijk zijn om de tijd te nemen om de productspecificaties in detail te bekijken om een volledig begrip van de projectvereisten te garanderen. Een kosten- en batenanalyse is een andere manier om ervoor te zorgen dat alle lagen van de organisatie betrokken zijn bij het project voordat het begint.