Was ist Workflow-Prozessmanagement?
Workflow-Prozessmanagement ist ein Begriff, der in der Informationstechnologie (IT) und im Geschäftsprozessmanagement verwendet wird, um alle Schritte und die Infrastruktur zu beschreiben, die zum Erstellen und Betreiben eines elektronischen Workflow-Prozesses erforderlich sind. Ein Workflow-Prozess besteht aus einer Reihe von Schritten oder Aufgaben, die von verschiedenen Bereichen der Organisation ausgeführt werden müssen. Idealerweise wird dieser Prozess mithilfe von Computersoftwaretools durchgeführt, um die Effizienz, Transparenz und Durchlaufzeit zu erhöhen.
Obwohl der Begriff ziemlich lang ist, sind die meisten Menschen mit dem Konzept eines Workflows sehr vertraut. Ein einfaches Beispiel ist eine Aufwandsentschädigung. Der Mitarbeiter, der die Ausgabe getätigt hat, füllt ein Formular mit allen Informationen aus, die er oder sie hat, und sendet es dann an seinen / ihren Vorgesetzten. Der Manager überprüft die Details, fügt zusätzliche Informationen hinzu und gibt an, dass die Anforderung genehmigt oder abgelehnt wurde. Wenn die Anfrage genehmigt wurde, wird sie zur Bearbeitung und Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet. Wenn dies verweigert wird, wird es an den Mitarbeiter zurückgesandt, in der Regel mit einer Erläuterung.
Workflow-Prozessmanagement bezieht sich auf die Tools und Computersoftware, die zum Erstellen, Implementieren und Unterstützen dieses Prozesses verwendet werden. Dies ist normalerweise eine Kombination aus Hardware, Infrastruktur und Software. Die tatsächlich benötigten Werkzeuge und Geräte hängen von der Größe der Organisation und der Art der Lieferung ab. Früher waren diese Tools auf bestimmte Benutzer beschränkt, doch durch technologische Änderungen konnten Workflow-Tools über das Internet bereitgestellt werden.
Die für das Workflow-Prozessmanagement erforderliche Hardware und Infrastruktur hängt in erster Linie von der ausgewählten Software ab. Ein internetbasiertes Tool erfordert die Installation auf einem Webserver, den Zugriff auf das Internet, die Speicherkapazität und die Sicherheit. Die erforderliche Hardwaremenge hängt normalerweise von der Anzahl der Benutzer, dem Transaktionsvolumen und der Systemverfügbarkeit ab.
Da es sich um eine bekannte Produktkategorie handelt, steht eine breite Palette von Softwaretools für das Workflow-Prozessmanagement zur Verfügung. Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen kann mit elektronischen Workflows in der Regel Zeit und Geld sparen. Weitere Vorteile sind eine verbesserte Transparenz und Berichterstellungskapazität sowie die Rechenschaftspflicht für alle am Prozess Beteiligten.
Bei der Auswahl einer Workflow-Prozessmanagement-Lösung ist normalerweise zu berücksichtigen, dass für die Implementierung und den Support dieser Lösung qualifiziertes Personal erforderlich ist. Erforderliche Fähigkeiten sind Geschäftsanalyse, Projektmanagement, Software-Support und Administration. Es kann wichtig sein, sich die Zeit zu nehmen, die Produktspezifikationen im Detail zu überprüfen, um ein umfassendes Verständnis der Projektanforderungen zu gewährleisten. Eine Kosten- und Nutzenanalyse ist eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Ebenen der Organisation vor Beginn des Projekts für das Projekt verantwortlich sind.