Vad är processflödeshantering?

Processflödeshantering är en term som används i informationsteknologi (IT) och affärsprocesshantering för att beskriva alla steg och infrastruktur som krävs för att skapa och driva en elektronisk arbetsflödesprocess. En arbetsflödesprocess är en serie steg eller uppgifter som måste slutföras av olika områden i organisationen. Idealt genomförs denna process genom att använda datorprogramvaruverktyg för att öka effektiviteten, transparensen och väntetiden.

Även om termen är ganska lång är de flesta mycket bekanta med begreppet arbetsflöde. Ett enkelt exempel är en begäran om återbetalning av utgifter. Den anställde som ådrade utgifterna fyller i ett formulär med all information han eller hon har och skickar sedan in den till sin chef. Chefen granskar detaljerna, lägger till ytterligare information och indikerar godkännande eller avslag på begäran. Om begäran godkänns, skickas den till räkenskapsavdelningen för behandling och betalning. Om den nekas, returneras den till den anställde, vanligtvis med en förklaring.

Processflödeshantering avser verktyg och datorprogramvara som används för att skapa, implementera och stödja denna process. Detta är vanligtvis en kombination av hårdvara, infrastruktur och programvara. De verkliga verktygen och utrustningen som krävs beror på organisationens storlek och leveranssätt. Traditionellt begränsades dessa verktyg till specifika användare, men teknikförändringar har gjort det möjligt att tillhandahålla arbetsflödesverktyg via Internet.

Maskinvaran och infrastrukturen som krävs för processflödeshantering beror främst på den valda programvaran. Ett internetbaserat verktyg kräver installation på en webbserver, åtkomst till Internet, lagringskapacitet och säkerhet. Mängden hårdvara som krävs beror vanligtvis på antalet användare, transaktionsvolym och systemtillgänglighet.

Det finns ett brett utbud av verktygsprogram för processflödeshantering, eftersom det här är en välkänd produktkategori. En stor majoritet av företagen kan vanligtvis spara tid och pengar med elektroniskt arbetsflöde. Ytterligare fördelar inkluderar förbättrad transparens och rapporteringskapacitet, samt ansvar för alla deltagare i processen.

När du väljer en lösning för hantering av arbetsflöden är det vanligtvis viktigt att komma ihåg att kompetent personal kommer att krävas för att implementera och stödja denna lösning. Nödvändiga färdigheter inkluderar affärsanalys, projektledning, programvarusupport och administration. Det kan vara viktigt att ta sig tid att gå igenom produktspecifikationerna i detalj för att säkerställa en fullständig förståelse för projektkraven. En kostnads- och nyttoanalys är ett annat sätt att säkerställa att alla lager i organisationen är engagerade i projektet innan det börjar.