Che cos'è la gestione dei processi del flusso di lavoro?
Gestione dei processi di flusso di lavoro è un termine utilizzato nella tecnologia dell'informazione (IT) e nella gestione dei processi aziendali per descrivere tutti i passaggi e l'infrastruttura necessari per creare e gestire un processo di flusso di lavoro elettronico. Un processo del flusso di lavoro è una serie di passaggi o attività che devono essere completati da diverse aree dell'organizzazione. Idealmente, questo processo viene realizzato utilizzando strumenti software per aumentare l'efficienza, la trasparenza e i tempi di consegna.
Sebbene il termine sia piuttosto lungo, la maggior parte delle persone conosce molto bene il concetto di flusso di lavoro. Un semplice esempio è una richiesta di rimborso spese. Il dipendente che ha sostenuto la spesa compila un modulo con tutte le informazioni in suo possesso, quindi le invia al proprio responsabile. Il gestore esamina i dettagli, aggiunge ulteriori informazioni e indica l'approvazione o il rifiuto della richiesta. Se la richiesta viene approvata, viene inviata al reparto contabilità per l'elaborazione e il pagamento. Se negato, viene restituito al dipendente, in genere con una nota esplicativa.
La gestione del processo del flusso di lavoro si riferisce agli strumenti e al software utilizzato per creare, implementare e supportare questo processo. In genere si tratta di una combinazione di hardware, infrastruttura e software. Gli strumenti e le attrezzature effettivi richiesti dipendono dalle dimensioni dell'organizzazione e dal metodo di consegna. Tradizionalmente, questi strumenti erano limitati a utenti specifici, ma i cambiamenti nella tecnologia hanno reso possibile fornire strumenti di flusso di lavoro via Internet.
L'hardware e l'infrastruttura necessari per la gestione del processo del flusso di lavoro dipendono principalmente dal software selezionato. Uno strumento basato su Internet richiederà l'installazione su un server Web, l'accesso a Internet, la capacità di archiviazione e la sicurezza. La quantità di hardware richiesta di solito dipende dal numero di utenti, dal volume delle transazioni e dalla disponibilità del sistema.
Sono disponibili numerosi strumenti software per la gestione dei processi del flusso di lavoro, in quanto questa è una categoria di prodotti ben nota. La maggior parte delle aziende di solito può risparmiare tempo e denaro utilizzando il flusso di lavoro elettronico. Ulteriori vantaggi includono una maggiore trasparenza e capacità di rendicontazione, nonché responsabilità per tutti i partecipanti al processo.
Quando si seleziona una soluzione di gestione del processo del flusso di lavoro, di solito è importante ricordare che sarà richiesto personale qualificato per implementare e supportare questa soluzione. Le competenze richieste comprendono l'analisi aziendale, la gestione dei progetti, il supporto software e l'amministrazione. Può essere importante dedicare del tempo a rivedere in dettaglio le specifiche del prodotto per garantire una piena comprensione dei requisiti del progetto. Un'analisi costi e benefici è un altro modo per garantire che tutti i livelli dell'organizzazione siano impegnati nel progetto prima che inizi.