Co je to Workflow Process Management?

Workflow process management je termín používaný v informačních technologiích (IT) a managementu podnikových procesů k popisu všech kroků a infrastruktury potřebné pro vytvoření a provozování elektronického workflow procesu. Proces pracovního postupu je řada kroků nebo úkolů, které musí být dokončeny různými oblastmi organizace. V ideálním případě je tento proces prováděn pomocí počítačových softwarových nástrojů ke zvýšení efektivity, transparentnosti a doby obratu.

Přestože je tento termín poměrně dlouhý, většina lidí je s konceptem pracovního postupu velmi dobře obeznámena. Jednoduchým příkladem je žádost o úhradu nákladů. Zaměstnanec, který vynaložil náklady, vyplní formulář se všemi informacemi, které má, a poté jej předá svému vedoucímu. Manažer zkontroluje podrobnosti, přidá další informace a označí schválení nebo zamítnutí žádosti. Je-li žádost schválena, je předána do účetního oddělení ke zpracování a platbě. Pokud bude odmítnut, vrátí se zaměstnanci, obvykle s vysvětlením.

Řízení procesů pracovního postupu se týká nástrojů a počítačového softwaru používaného k vytvoření, implementaci a podpoře tohoto procesu. Obvykle se jedná o kombinaci hardwaru, infrastruktury a softwaru. Skutečné potřebné nástroje a vybavení závisí na velikosti organizace a způsobu doručení. Tradičně byly tyto nástroje omezeny na konkrétní uživatele, ale změny v technologii umožnily poskytovat nástroje pracovního postupu přes internet.

Hardware a infrastruktura potřebná pro řízení procesů pracovního postupu závisí především na vybraném softwaru. Internetový nástroj bude vyžadovat instalaci na webový server, přístup na internet, úložnou kapacitu a zabezpečení. Potřebné množství hardwaru obvykle závisí na počtu uživatelů, objemu transakcí a dostupnosti systému.

K dispozici je široká škála softwarových nástrojů pro řízení pracovního postupu, protože se jedná o známou kategorii produktů. Velká většina podniků obvykle může ušetřit čas a peníze pomocí elektronického pracovního postupu. Mezi další výhody patří zlepšená transparentnost a kapacita podávání zpráv, jakož i odpovědnost za všechny účastníky procesu.

Při výběru řešení pro řízení procesů pracovního postupu je obvykle důležité si uvědomit, že k implementaci a podpoře tohoto řešení bude zapotřebí kvalifikovaných pracovníků. Mezi požadované dovednosti patří obchodní analýza, řízení projektů, softwarová podpora a správa. Může být důležité věnovat čas podrobnému přezkoumání specifikací produktu, aby bylo zajištěno úplné pochopení požadavků projektu. Analýza nákladů a přínosů je dalším způsobem, jak zajistit, aby všechny vrstvy organizace byly před zahájením projektu zapojeny do projektu.