Wat zijn de belangrijkste administratieve assistenttaken?
Een administratief medewerker kan in een kantooromgeving veel verschillende taken hebben, afhankelijk van een aantal factoren, waaronder de grootte van het kantoor en het aantal andere werknemers. Veel taken voor administratief medewerkers zijn echter in alle instellingen hetzelfde. Deze omvatten, op het meest basale niveau, het assisteren van uw werkgever bij dagelijkse kantoortaken.
Gewoonlijk omvatten taken als administratief assistent taken zoals het beantwoorden van telefoons en het doorverbinden van gesprekken, het instellen van afspraken, het beantwoorden van vragen, het begroeten van klanten of klanten bij aankomst op kantoor en het schoon en opgeruimd houden van het kantoor. Andere administratieve assistent-taken kunnen het invullen of voorbereiden van documenten, het archiveren van documenten, het sorteren van post en het bijhouden van records omvatten. Administratief medewerkers moeten over het algemeen altijd vaardig zijn met verschillende tekstverwerkings- en budgetteringssoftware, dus over het algemeen zijn goede computervaardigheden vereist, samen met de mogelijkheid om minimaal 50 woorden per minuut te typen.
De administratief medewerker is over het algemeen de eerste persoon die de meeste mensen zullen zien wanneer ze het kantoor binnenkomen, dus het is belangrijk vriendelijk, beleefd en professioneel te zijn. Discretie en respect zijn andere belangrijke persoonlijkheidskenmerken. Een administratief medewerker werkt de hele dag door met veel mensen bij het aannemen van oproepen, het verzenden van belangrijke documenten of pakketten of het assisteren van klanten, dus het vermogen om te multitasken is essentieel. In een grotere kantooromgeving kan een groter aantal taken als administratief medewerker vereist zijn.
Sommige van deze extra taken zijn onder meer het toezicht houden op andere werknemers, het coördineren en leiden van personeelsvergaderingen, het bijhouden van een kantoorbudget, het inventariseren en bestellen van kantoorbenodigdheden en ervoor zorgen dat de benodigde taken op tijd worden voltooid. Een administratief medewerker kan ook verantwoordelijk zijn voor het aannemen en opleiden van nieuw kantoorpersoneel en het bijhouden van een schema voor anderen op kantoor. Administratieve medewerkers kunnen ook worden gevraagd om te leren omgaan met branchespecifieke taken voor werkgevers zoals advocatenkantoren, medische kantoren of banken.
Een goede administratief assistent zal iemand zijn die kan jongleren met de taken van meerdere administratief assistenten terwijl hij ervoor zorgt dat al het werk op tijd is voltooid. Sommige administratieve assistenten zijn algemene assistenten voor het hele kantoor, terwijl anderen zich specialiseren op specifieke gebieden, zoals financiën of marketing. Een carrière als administratief medewerker kan een lucratieve en lonende zijn en biedt over het algemeen vele voordelen, zoals gezondheidsvoordelen en relatief vaste uren. Een administratief medewerker kan fulltime of parttime uren werken, afhankelijk van de behoeften van het kantoor.