Jaké jsou povinnosti hlavního administrativního asistenta?

Administrativní asistent může mít v kanceláři mnoho různých povinností v závislosti na řadě faktorů, včetně velikosti kanceláře a počtu ostatních zaměstnanců. Mnoho povinností administrativního asistenta je však ve všech nastaveních stejné. To bude zahrnovat, na základní úrovni, pomoc vašemu zaměstnavateli s každodenními kancelářskými úkoly.

Mezi úkoly administrativního asistenta obvykle patří takové úkoly, jako je odpovídání na telefony a přesměrování hovorů, nastavení schůzek, zodpovězení otázek, pozdrav zákazníků nebo klientů, když dorazí do kanceláře, a udržování vzhledu kanceláře čisté a uklizené. Mezi další povinnosti administrativního asistenta může patřit vyplňování nebo příprava dokumentů, ukládání dokumentů, třídění pošty a vedení záznamů. Od administrativních asistentů se obvykle vyžaduje, aby ovládali různé programy pro zpracování textu a rozpočtování, takže se obvykle vyžadují dobré počítačové dovednosti a schopnost psát alespoň 50 slov za minutu.

Administrativní asistent je obvykle první osobou, kterou většina lidí uvidí, když vstoupí do kanceláře, takže je důležité být přátelský, zdvořilý a profesionální. Diskrétnost a úcta jsou další důležité rysy osobnosti. Administrativní asistent interaguje s mnoha lidmi po celý den při přijímání hovorů, zasílání důležitých dokumentů nebo balíčků nebo při poskytování pomoci klientům, takže schopnost více úkolů je nezbytná. Ve větším kancelářském prostředí může být vyžadován větší počet povinností administrativního asistenta.

Některé z těchto zvláštních úkolů mohou zahrnovat dohled nad ostatními zaměstnanci, koordinaci a řízení schůzek zaměstnanců, udržování rozpočtu kanceláře, inventarizaci a objednávání kancelářských potřeb a zajištění včasného dokončení všech nezbytných úkolů. Administrativní asistent může být rovněž odpovědný za najímání a školení nových zaměstnanců úřadu a za udržování harmonogramu pro ostatní v kanceláři. Od administrativních asistentů může být rovněž požadováno, aby se naučili zvládat úkoly specifické pro dané odvětví pro zaměstnavatele, jako jsou právní firmy, lékařské kanceláře nebo bankovnictví.

Dobrým administrativním asistentem bude ten, kdo dokáže žonglovat s několika povinnostmi administrativního asistenta a přitom zajistit, aby byla veškerá práce dokončena včas. Někteří administrativní asistenti jsou obecní asistenti pro celou kancelář, zatímco jiní se specializují na specifické oblasti, jako je finance nebo marketing. Kariéra administrativního asistenta může být lukrativní a odměňující a obecně nabízí mnoho výhod, jako jsou přínosy pro zdraví a relativně stabilní hodiny. Administrativní asistent může pracovat na plný nebo částečný úvazek v závislosti na potřebách kanceláře.