Quali sono i principali doveri amministrativi?
Un assistente amministrativo può avere molti compiti in un ambiente di ufficio, a seconda di una serie di fattori tra cui la dimensione dell'ufficio e il numero di altri dipendenti. Tuttavia, molti doveri di assistente amministrativo sono gli stessi in tutte le impostazioni. Questi includeranno, a livello più elementare, assistere il tuo datore di lavoro con le attività dell'ufficio quotidiano.
In genere, le mansioni assistenti amministrative includono compiti come rispondere ai telefoni e trasferire chiamate, fissare appuntamenti, rispondere a domande, salutare clienti o clienti quando arrivano in ufficio e mantenendo l'aspetto dell'ufficio pulito e tacilato. Altri doveri di assistente amministrativo potrebbero includere la compilazione o la preparazione di documenti, l'archiviazione di documenti, l'ordinamento della posta e il mantenimento dei registri. Gli assistenti amministrativi sono generalmente necessari per essere competenti con vari software di elaborazione delle testi e budget, quindi sono generalmente richieste buone capacità informatiche, insieme alla capacità di digitare almeno 50 parole PEr minuto.
L'assistente amministrativo è generalmente la prima persona che la maggior parte delle persone vedrà quando entrano in ufficio, quindi è importante essere amichevoli, cortesi e professionali. La discrezione e il rispetto sono altri tratti di personalità importanti. Un assistente amministrativo interagisce con molte persone durante il giorno quando accetta chiamate, inviano importanti documenti o pacchetti o assiste i clienti, quindi la capacità di multi-task è essenziale. In un ambiente di ufficio più ampio, può essere richiesto un numero maggiore di doveri assistenti amministrativi.
Alcune di queste attività extra potrebbero includere la supervisione di altri dipendenti, il coordinamento e la gestione delle riunioni del personale, il mantenimento di un budget per l'ufficio, l'assunzione di inventario e l'ordinazione di forniture per uffici e assicurarsi che le attività necessarie siano completate in tempo. Un assistente amministrativo può anche essere responsabile dell'assunzione e della formazione del nuovo personale dell'ufficio e MAintare un programma per gli altri in ufficio. Agli assistenti amministrativi può anche essere chiesto di imparare a gestire compiti specifici del settore per i datori di lavoro come studi legali, uffici medici o banche.
Un buon assistente amministrativo sarà uno che può destreggiarsi tra le molteplici mansioni amministrative assicurandosi al momento che tutto il lavoro sia completato in tempo. Alcuni assistenti amministrativi sono assistenti generali per l'intero ufficio, mentre altri sono specializzati in campi specifici, come la finanza o il marketing. Una carriera come assistente amministrativo può essere redditizia e gratificante e generalmente offre molti vantaggi come benefici per la salute e ore relativamente costanti. Un assistente amministrativo può lavorare a tempo pieno o part -time, a seconda delle esigenze dell'ufficio.