Hvad er de vigtigste administrative assistentopgaver?
En administrativ assistent kan have mange forskellige opgaver i et kontorindstilling, afhængigt af en række faktorer, herunder størrelsen på kontoret og antallet af andre ansatte. Imidlertid er mange administrative assistentopgaver de samme i alle omgivelser. Disse vil på det mest basale niveau hjælpe din arbejdsgiver med daglige kontoropgaver.
Typisk inkluderer administrative assistentopgaver sådanne opgaver som at besvare telefoner og overføre opkald, opsætte aftaler, besvare spørgsmål, hilse kunder eller klienter, når de ankommer til kontoret, og holde kontoret rent og ryddig. Andre administrative assistentopgaver kan omfatte udfyldning eller udarbejdelse af dokumenter, arkivering af dokumenter, sortering af mail og vedligeholdelse af poster. Administrative assistenter kræves generelt altid for at være dygtige med forskellige tekstbehandlings- og budgetteringssoftware, så der kræves generelt gode computerfærdigheder sammen med evnen til at skrive mindst 50 ord PEr minut.
Den administrative assistent er generelt den første person, som de fleste mennesker vil se, når de kommer ind på kontoret, så det er vigtigt at være venlig, høflig og professionel. Diskretion og respekt er andre vigtige personlighedstræk. En administrativ assistent interagerer med mange mennesker hele dagen, når man accepterer opkald, sender vigtige dokumenter eller pakker eller hjælper klienter, så evnen til at multi-task er vigtig. I et større kontorindstilling kan der kræves et større antal administrative assistentopgaver.
Nogle af disse ekstra opgaver kan omfatte overvågning af andre ansatte, koordinering og kørsel af personalemøder, vedligeholdelse af et kontorbudget, der tager lager af og bestiller kontorartikler og sørger for, at eventuelle nødvendige opgaver er afsluttet til tiden. En administrativ assistent kan også være ansvarlig for at ansætte og uddanne nyt kontorpersonale og mForetagelse af en tidsplan for andre på kontoret. Administrative assistenter kan også blive bedt om at lære at håndtere branchespecifikke opgaver for arbejdsgivere som advokatfirmaer, medicinske kontorer eller bankvirksomhed.
En god administrativ assistent vil være en, der kan jonglere med de flere administrative assistentopgaver, mens de sørger for, at alt arbejde er afsluttet til tiden. Nogle administrative assistenter er generelle assistenter for hele kontoret, mens andre er specialiserede på specifikke områder, såsom finansiering eller markedsføring. En karriere som administrativ assistent kan være en lukrativ og givende og tilbyder generelt mange frynsegoder såsom sundhedsmæssige fordele og relativt stabile timer. En administrativ assistent kan arbejde på fuld tid eller deltid, afhængigt af kontorets behov.