Hvad er de vigtigste administrative assistentopgaver?
En administrativ assistent kan have mange forskellige opgaver i et kontor, afhængigt af et antal faktorer, herunder kontorets størrelse og antallet af andre ansatte. Imidlertid er mange administrative assistentopgaver de samme i alle indstillinger. Disse vil omfatte på det mest basale niveau at hjælpe din arbejdsgiver med daglige kontoropgaver.
Typisk inkluderer administrative assistentopgaver sådanne opgaver som besvarelse af telefoner og overførelse af opkald, opsætning af aftaler, besvarelse af spørgsmål, hilsen til kunder eller klienter, når de ankommer til kontoret og at holde kontoret udseende rent og ryddigt. Andre administrative assistentopgaver kan omfatte udfyldning eller forberedelse af dokumenter, arkivering af dokumenter, sortering af post og vedligeholdelse af poster. Det kræves generelt altid, at administrative assistenter er dygtige til forskellige tekstbehandlings- og budgetteringssoftware, så der kræves generelt gode computerfærdigheder sammen med evnen til at skrive mindst 50 ord pr. Minut.
Den administrative assistent er generelt den første person, de fleste vil se, når de kommer ind på kontoret, så det er vigtigt at være venlig, høflig og professionel. Diskretion og respekt er andre vigtige personlighedstræk. En administrativ assistent interagerer med mange mennesker i løbet af dagen, når du accepterer opkald, sender vigtige dokumenter eller pakker eller hjælper klienter, så muligheden for at multi-opgaven er afgørende. I en større kontorindstilling kan et større antal administrative assistentopgaver være påkrævet.
Nogle af disse ekstra opgaver kan omfatte overvågning af andre ansatte, koordinering og drift af personalemøder, opretholdelse af et kontorbudget, oversigt over og bestilling af kontorartikler og sikre, at de nødvendige opgaver er afsluttet til tiden. En administrativ assistent kan også være ansvarlig for at ansætte og uddanne nyt kontorpersonale og vedligeholde en tidsplan for andre på kontoret. Administrative assistenter kan også blive bedt om at lære at håndtere branchespecifikke opgaver for arbejdsgivere som advokatfirmaer, lægekontorer eller bankvirksomhed.
En god administrativ assistent vil være en, der kan jonglere med de flere administrative assistentopgaver, mens han sørger for, at alt arbejde er afsluttet til tiden. Nogle administrative assistenter er generelle assistenter for hele kontoret, mens andre er specialiserede inden for specifikke områder, såsom finansiering eller markedsføring. En karriere som administrativ assistent kan være en lukrativ og givende og tilbyder generelt mange frynsegoder, såsom sundhedsmæssige fordele og relativt stabile timer. En administrativ assistent kan arbejde fuld tid eller deltid, afhængigt af kontorets behov.