Quelles sont les tâches principales de l'assistant administratif?
Un assistant administratif peut avoir de nombreuses tâches dans un bureau, en fonction de plusieurs facteurs, dont la taille du bureau et le nombre d’autres employés. Cependant, de nombreuses tâches d’assistant administratif sont les mêmes dans tous les contextes. Celles-ci incluront, au niveau le plus élémentaire, l’assistance de votre employeur dans les tâches quotidiennes du bureau.
En règle générale, les tâches des adjoints administratifs consistent notamment à répondre aux appels et au transfert d'appels, à fixer des rendez-vous, à répondre aux questions, à accueillir les clients ou à les rendre à leur arrivée au bureau, et à garder l'apparence du bureau propre et ordonnée. Parmi les autres tâches d’assistant administratif, citons le remplissage ou la préparation de documents, le classement de documents, le tri du courrier et la tenue de registres. En règle générale, les assistants administratifs doivent toujours maîtriser divers logiciels de traitement de texte et de budgétisation. Ils doivent par conséquent posséder de bonnes compétences en informatique, ainsi que la capacité de taper au moins 50 mots par minute.
L’assistant administratif est généralement la première personne que la plupart des gens verront lorsqu’ils entreront dans le bureau. Il est donc important d’être amical, courtois et professionnel. La discrétion et le respect sont d'autres traits de personnalité importants. Un assistant administratif interagit avec de nombreuses personnes tout au long de la journée lorsqu'il accepte des appels, envoie des documents ou des colis importants, ou assiste des clients. La capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément est donc essentielle. Dans un environnement de bureau plus vaste, un plus grand nombre de tâches d’assistant administratif peut être requis.
Certaines de ces tâches supplémentaires peuvent inclure la supervision d’autres employés, la coordination et la tenue de réunions, l’établissement d’un budget de bureau, l’inventaire et la commande de fournitures de bureau, ainsi que l’assurance que les tâches nécessaires sont terminées à temps. Un assistant administratif peut également être responsable de l’embauche et de la formation du nouveau personnel de bureau, ainsi que de la gestion du calendrier des autres personnes du bureau. Il peut également être demandé aux assistants administratifs d’apprendre à gérer des tâches spécifiques du secteur pour des employeurs tels que des cabinets d’avocats, des cabinets médicaux ou des banques.
Un bon assistant administratif sera celui qui sait gérer les multiples tâches de l’assistant administratif tout en s’assurant que tous les travaux sont terminés à temps. Certains assistants administratifs sont des assistants généraux pour l'ensemble du bureau, tandis que d'autres se spécialisent dans des domaines spécifiques, tels que les finances ou le marketing. Une carrière d’assistante administrative peut être lucrative et enrichissante et offre généralement de nombreux avantages, tels que des avantages pour la santé et des horaires relativement stables. Un assistant administratif peut travailler à temps plein ou à temps partiel, en fonction des besoins du bureau.