Was sind die Hauptaufgaben der Verwaltungsassistenten?
Ein Verwaltungsassistent kann in einer Büroumgebung viele verschiedene Aufgaben haben, abhängig von einer Reihe von Faktoren, einschließlich der Größe des Büros und der Anzahl der anderen Mitarbeiter. Viele Aufgaben des Verwaltungsassistenten sind jedoch in allen Einstellungen gleich. Dazu gehört im Grunde die Unterstützung Ihres Arbeitgebers bei den täglichen Büroaufgaben.
Zu den Aufgaben des Verwaltungsassistenten gehören in der Regel das Beantworten von Telefonen und das Weiterleiten von Anrufen, das Einrichten von Terminen, das Beantworten von Fragen, die Begrüßung von Kunden oder Kunden im Büro sowie das Aufräumen des Büros. Andere Aufgaben des Verwaltungsassistenten können das Ausfüllen oder Vorbereiten von Dokumenten, das Ablegen von Dokumenten, das Sortieren von E-Mails und das Verwalten von Aufzeichnungen umfassen. Verwaltungsassistenten müssen im Allgemeinen immer mit verschiedenen Textverarbeitungs- und Budgetierungssoftwarekenntnissen vertraut sein. Daher sind im Allgemeinen gute Computerkenntnisse sowie die Fähigkeit erforderlich, mindestens 50 Wörter pro Minute einzugeben.
Der Verwaltungsassistent ist in der Regel die erste Person, die die meisten Menschen sehen, wenn sie das Büro betreten. Daher ist es wichtig, freundlich, höflich und professionell zu sein. Diskretion und Respekt sind weitere wichtige Persönlichkeitsmerkmale. Ein Verwaltungsassistent ist den ganzen Tag über mit vielen Personen in Kontakt, wenn er Anrufe entgegennimmt, wichtige Dokumente oder Pakete verschickt oder Kunden unterstützt. Daher ist die Fähigkeit, mehrere Aufgaben auszuführen, von entscheidender Bedeutung. In einer größeren Büroumgebung ist möglicherweise eine größere Anzahl von Aufgaben als Verwaltungsassistent erforderlich.
Einige dieser zusätzlichen Aufgaben können das Überwachen anderer Mitarbeiter, das Koordinieren und Ausführen von Mitarbeiterversammlungen, das Aufrechterhalten eines Bürobudgets, das Aufzeichnen und Bestellen von Büromaterial und das Sicherstellen, dass alle erforderlichen Aufgaben rechtzeitig ausgeführt werden. Ein Verwaltungsassistent kann auch dafür verantwortlich sein, neues Büropersonal einzustellen und zu schulen und einen Zeitplan für andere Mitarbeiter im Büro zu erstellen. Verwaltungsassistenten können auch aufgefordert werden, sich mit branchenspezifischen Aufgaben für Arbeitgeber wie Anwaltskanzleien, Arztpraxen oder Banken vertraut zu machen.
Ein guter Verwaltungsassistent ist einer, der die verschiedenen Aufgaben des Verwaltungsassistenten erledigen kann und gleichzeitig sicherstellt, dass alle Arbeiten pünktlich abgeschlossen sind. Einige Verwaltungsassistenten sind allgemeine Assistenten für das gesamte Büro, während andere auf bestimmte Bereiche wie Finanzen oder Marketing spezialisiert sind. Eine Karriere als Verwaltungsassistent kann lukrativ und lohnend sein und bietet im Allgemeinen viele Vorteile, wie z. B. gesundheitliche Vorteile und relativ gleichmäßige Arbeitszeiten. Je nach den Bedürfnissen des Büros kann ein Verwaltungsassistent Vollzeit oder Teilzeit arbeiten.