Jakie są główne obowiązki asystenta administracyjnego?
Asystent administracyjny może mieć wiele różnych obowiązków w biurze, w zależności od wielu czynników, w tym wielkości biura i liczby innych pracowników. Jednak wiele obowiązków asystenta administracyjnego jest takich samych we wszystkich ustawieniach. Obejmą one, na najbardziej podstawowym poziomie, pomoc pracodawcy w codziennych zadaniach biurowych.
Zazwyczaj obowiązki asystenta administracyjnego obejmują takie zadania, jak odbieranie telefonów i przekazywanie połączeń, ustalanie terminów spotkań, odpowiadanie na pytania, powitanie klientów lub klientów po przybyciu do biura oraz utrzymywanie wyglądu biura w czystości i porządku. Inne obowiązki asystenta administracyjnego mogą obejmować wypełnianie lub przygotowywanie dokumentów, archiwizowanie dokumentów, sortowanie poczty i prowadzenie dokumentacji. Na ogół asystenci administracyjni zawsze muszą biegle posługiwać się różnymi programami do edycji tekstu i budżetowania, więc na ogół wymagane są dobre umiejętności obsługi komputera, a także umiejętność pisania co najmniej 50 słów na minutę.
Asystent administracyjny jest zazwyczaj pierwszą osobą, którą większość osób zobaczy po wejściu do biura, dlatego ważne jest, aby być przyjaznym, uprzejmym i profesjonalnym. Dyskrecja i szacunek to inne ważne cechy osobowości. Asystent administracyjny współpracuje z wieloma osobami w ciągu dnia, przyjmując połączenia, wysyłając ważne dokumenty lub paczki lub pomagając klientom, dlatego umiejętność wykonywania wielu zadań jest niezbędna. W większym biurze może być wymagana większa liczba obowiązków asystenta administracyjnego.
Niektóre z tych dodatkowych zadań mogą obejmować nadzór nad innymi pracownikami, koordynowanie i prowadzenie spotkań personelu, utrzymywanie budżetu biura, inwentaryzację i zamawianie materiałów biurowych oraz dopilnowanie, aby wszelkie niezbędne zadania zostały wykonane na czas. Asystent administracyjny może być również odpowiedzialny za zatrudnienie i szkolenie nowego personelu biurowego oraz utrzymanie harmonogramu dla innych osób w biurze. Asystenci administracyjni mogą również zostać poproszeni o nauczenie się wykonywania specyficznych dla branży zadań dla pracodawców, takich jak kancelarie prawne, biura medyczne lub bankowość.
Dobrym asystentem administracyjnym będzie ten, który potrafi pogodzić się z wieloma obowiązkami asystenta administracyjnego, jednocześnie upewniając się, że wszystkie prace zostały wykonane na czas. Niektórzy asystenci administracyjni są asystentami ogólnymi dla całego biura, podczas gdy inni specjalizują się w określonych dziedzinach, takich jak finanse lub marketing. Kariera jako asystent administracyjny może być dochodowa i przynosi satysfakcję i generalnie oferuje wiele korzyści, takich jak korzyści zdrowotne i względnie stałe godziny. Asystent administracyjny może pracować w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin, w zależności od potrzeb biura.