主な管理アシスタントの職務は何ですか？

管理アシスタントは、オフィスの規模や他の従業員の数などの多くの要因に応じて、オフィスの設定でさまざまな職務を担うことがあります。 ただし、多くの管理アシスタントの職務はすべての設定で同じです。 これらには、最も基本的なレベルで、あなたの雇用主が日々のオフィスタスクを支援することが含まれます。

通常、管理アシスタントの職務には、電話への応答や通話の転送、予定の設定、質問への応答、顧客やクライアントのオフィスへの到着時の挨拶、オフィスの外観の整頓などが含まれます。 他の管理アシスタントの職務には、文書の記入または準備、文書のファイリング、メールのソート、および記録の保持が含まれます。 一般に、管理アシスタントは常にさまざまなワードプロセッシングおよび予算作成ソフトウェアに習熟している必要があります。そのため、一般に1分あたり少なくとも50ワードを入力する能力とともに、優れたコンピュータースキルが必要です。

一般的に、管理アシスタントは、ほとんどの人がオフィスに入るときに最初に目にする人であるため、友好的で礼儀正しく、プロフェッショナルであることが重要です。 裁量と敬意は他の重要な性格特性です。 管理アシスタントは、電話の受付、重要な文書やパッケージの郵送、クライアントの支援の際に1日中多くの人々とやり取りするため、マルチタスクを行う能力が不可欠です。 大規模なオフィス環境では、より多くの管理アシスタントの職務が必要になる場合があります。

これらの追加のタスクには、他の従業員の監督、スタッフ会議の調整と実行、オフィス予算の維持、オフィス用品の在庫の確認と注文、必要なタスクが時間通りに完了することの確認が含まれます。 管理アシスタントは、新しいオフィススタッフの雇用とトレーニング、およびオフィス内の他のスタッフのスケジュールの管理を担当する場合もあります。 管理アシスタントは、法律事務所、診療所、銀行などの雇用者向けの業界固有のタスクを処理することを学ぶように求められる場合もあります。

優れた管理アシスタントは、すべての作業が時間通りに完了することを確認しながら、複数の管理アシスタントの職務を両立できる人です。 一部の管理アシスタントはオフィス全体の一般的なアシスタントであり、その他の財務アシスタントやマーケティングなどの特定の分野に特化しています。 管理アシスタントとしてのキャリアは、有益でやりがいのあるものになる可能性があり、通常、健康上の利点や比較的安定した時間など、多くの特典を提供します。 管理アシスタントは、オフィスのニーズに応じて、フルタイムまたはパートタイムで働く場合があります。