Wat doet een budgetmanager?

Een budgetmanager houdt toezicht op het omzet- en kostenproces van een organisatie. De taak heeft elementen van financiële boekhouding, voorspelling, audit en procesbegeleiding. Deze positie kan organisatie-breed of projectgebaseerd zijn. De titel is zeer typerend voor overheidsinstanties en non-profitorganisaties, maar kan ook een aangewezen rol zijn in bedrijven met winstoogmerk die zich bezighouden met projectmanagement.

organisaties hebben doorgaans een operationeel budget en een kapitaal, of faciliteiten en apparatuur, budget. Een kapitaalbudget is meestal statisch, omdat kapitaaluitgaven de neiging hebben te gebeuren volgens een specifiek plan dat weinig dagelijks management vereist. Bedieningsbudgetten zijn echter erg vloeiend. Dit soort budgetten is gebaseerd op projecties van inkomsten en uitgaven die aan het begin van het jaar worden gemaakt, maar kunnen onnauwkeurig blijken te zijn als de realiteit van bedrijfsactiviteiten zich in realtime afspeelt.

Chief Financial Officers (CFO's) of financieringsdirecteur huren meestal budgetmanagers in als middenmanagementSpecialisten. De budgetmanager behandelt alle aspecten van de ontwikkeling van de operationele en kapitaalbudgetten aan het begin van het fiscale jaar wanneer een organisatie van plan is het komende jaar. Zijn taken eindigen echter niet met de planning voor de toekomst. Een budgetmanager controleert ook het personeel, de afdelingen of projecten om ervoor te zorgen dat inkomsten en kosten de budgetdoelen bereiken. Als de inkomsten onder de budget zijn of kosten overbudget zijn, meldt de budgetmanager de variantie aan de leidinggevenden van de organisatie, zodat de projecties en plannen kunnen worden gewijzigd.

Specifieke taken van een budgetmanager zijn onder meer het ontwikkelen van enkele of meerjarige voorspellingen van inkomsten en uitgaven voor de hele organisatie of het project. Deze voorspellingen worden meestal afgebroken per project of afdeling, met name voor operationele budgetten. Zodra het budget voor een fiscaal jaar is goedgekeurd, werkt de manager met afdeling en projectManagers om hun activiteiten binnen budgetparameters te houden. De budgetmanager heeft regelmatig interactie met leidinggevenden over het operationele budget, soms op maandelijkse basis, om varianties te melden en oplossingen aan te bieden voor het wijzigen van het budget om de werkelijke omstandigheden weer te geven.

Aan het einde van het fiscale jaar conformeert de manager het budget aan de werkelijke kosten en gegenereerde inkomsten en verstrekt deze informatie aan de leidinggevenden en belastingprofessionals van de organisatie. Het proces begint vervolgens helemaal opnieuw, omdat de komende jaarlijkse budgetten worden gewijzigd om weer te geven wat er in het jaar is gebeurd dat zojuist is verstreken. Ondertussen is de budgetmanager verantwoordelijk voor het opstellen van beleid en procedures voor het melden van inkomsten en uitgaven en het beheren van een budgetproces dat voldoet aan de beste praktijken in de branche.