Wat doet een budgetbeheerder?
Een budgetmanager houdt toezicht op het inkomsten- en uitgavenproces van een organisatie. De functie heeft elementen van financiële boekhouding, voorspelling, auditing en procestoezicht. Deze functie kan organisatiebreed of projectmatig zijn. De titel is heel typerend voor overheidsinstellingen en non-profitorganisaties, maar kan ook een aangewezen rol zijn in bedrijven met winstoogmerk die zich bezighouden met projectbeheer.
Organisaties hebben doorgaans een werkbudget en een kapitaal, of faciliteiten en apparatuur, budget. Een kapitaalbudget is vaak statisch, omdat kapitaaluitgaven meestal gebeuren volgens een specifiek plan dat weinig dagelijks beheer vereist. De operationele budgetten zijn echter zeer vloeiend. Dit soort budgetten is afhankelijk van projecties van inkomsten en uitgaven die aan het begin van het jaar worden gemaakt, maar die onnauwkeurig kunnen blijken naarmate de realiteit van de bedrijfsactiviteiten zich in realtime afspeelt.
Chief financial officers (CFO's) of financieel directeuren nemen meestal budgetmanagers aan als specialisten in het middenmanagement. De budgetmanager behandelt alle aspecten van de ontwikkeling van de operationele en kapitaalbudgetten aan het begin van het fiscale jaar wanneer een organisatie het komende jaar plant. Zijn taken eindigen echter niet bij het plannen van de toekomst. Een budgetmanager houdt ook toezicht op het personeel, afdelingen of projecten om ervoor te zorgen dat inkomsten en uitgaven de budgetdoelen raken. Als de inkomsten onder het budget liggen of de uitgaven boven het budget gaan, rapporteert de budgetbeheerder de variantie aan de leidinggevenden van de organisatie zodat projecties en plannen kunnen worden gewijzigd.
Specifieke taken van een budgetmanager zijn het ontwikkelen van een- of meerjarenprognoses van inkomsten en uitgaven voor de hele organisatie of het project. Deze voorspellingen worden meestal opgesplitst per project of afdeling, met name voor operationele budgetten. Zodra het budget voor een boekjaar is goedgekeurd, werkt de manager met afdelings- en projectmanagers om hun activiteiten binnen de budgetparameters te houden. De budgetmanager werkt regelmatig samen met leidinggevenden op het operationele budget, soms op maandelijkse basis, om afwijkingen te melden en oplossingen aan te bieden voor het aanpassen van het budget om de werkelijke omstandigheden weer te geven.
Aan het einde van het boekjaar stemt de manager het budget overeen met de werkelijke uitgaven en gegenereerde inkomsten en verstrekt deze informatie aan de leidinggevenden en belastingprofessionals van de organisatie. Het proces begint dan helemaal opnieuw, aangezien de komende jaarlijkse budgetten worden aangepast om te weerspiegelen wat er is gebeurd in het jaar dat zojuist is verstreken. Ondertussen is de budgetmanager verantwoordelijk voor het vaststellen van beleid en procedures voor het rapporteren van inkomsten en uitgaven en voor het beheren van een budgetproces dat voldoet aan de best practices in de branche.