Hvad gør en budgetchef?
En budgetleder overvåger en organisations indtægts- og udgiftsproces. Jobbet har elementer af økonomisk regnskab, prognoser, revision og procestilsyn. Denne position kan være organisationsdækkende eller projektbaseret. Titlen er meget typisk i statslige agenturer og nonprofitorganisationer, men kan også være en udpeget rolle i for-profit virksomheder, der beskæftiger sig med projektledelse.
Organisationer har typisk et driftsbudget og et kapital eller faciliteter eller udstyr. Et kapitalbudget har en tendens til at være statisk, da kapitaludgifterne har en tendens til at ske i henhold til en specifik plan, der kræver lidt daglig styring. Driftsbudgetter er imidlertid meget flydende. Disse typer budgetter er afhængige af fremskrivninger af indtægter og udgifter, der foretages i begyndelsen af året, men kan vise sig unøjagtige, da virkeligheden for forretningsdrift spiller ud i realtid.
Chief Financial Officer (CFO'er) eller økonomidirektører ansætter normalt budgetledere som specialister i mellemledelsen. Budgetlederen håndterer alle aspekter af udviklingen af drifts- og kapitalbudgetter i begyndelsen af regnskabsåret, når en organisation planlægger det kommende år. Hans pligter ender dog ikke med planlægning for fremtiden. En budgetleder overvåger også medarbejdere, afdelinger eller projekter for at sikre, at indtægter og udgifter er ramt af budgetmålene. Hvis indtægterne er underbudget, eller omkostningerne går overbudgetteret, rapporterer budgetlederen variansen til organisationens ledere, så fremskrivninger og planer kan ændres.
Specifikke opgaver for en budgetforvalter inkluderer udvikling af enkelt- eller flerårige prognoser for indtægter og udgifter i hele organisationen eller projektet. Disse prognoser er typisk opdelt efter projekt eller afdeling, især for driftsbudgetter. Når budgettet for et regnskabsår er godkendt, arbejder lederen med afdeling og projektledere for at holde deres aktiviteter inden for budgetparametre. Budgetlederen interagerer ofte med ledere om driftsbudgettet, undertiden hver måned, for at rapportere afvigelser og tilbyde løsninger til at ændre budgettet til at afspejle de faktiske forhold.
Ved afslutningen af regnskabsåret overholder lederen budgettet til de faktiske udgifter og indtægter, der leveres, og giver disse oplysninger til organisationens ledere og skattefagfolk. Processen starter derefter igen, da kommende årlige budgetter ændres for at afspejle, hvad der skete i året, der lige er gået. I mellemtiden er budgetlederen ansvarlig for at etablere politikker og procedurer for rapportering af indtægter og udgifter og styre en budgetproces, der er i overensstemmelse med bedste praksis i branchen.