Hvad gør en budgetchef?
En budgetchef fører tilsyn med en organisations indtægts- og udgiftsproces. Jobbet har elementer i økonomisk regnskab, prognoser, revision og procesovervågning. Denne position kan være organisationsdækkende eller projektbaseret. Titlen er meget typisk i offentlige agenturer og nonprofitorganisationer, men kan også være en udpeget rolle i for-profit-virksomheder, der engagerer sig i projektledelse.
organisationer har typisk et driftsbudget og en kapital eller faciliteter og udstyr, budget. Et kapitalbudget har en tendens til at være statisk, da kapitaludgifter har en tendens til at ske i henhold til en bestemt plan, der kræver lidt daglig ledelse. Driftsbudgetter er imidlertid meget flydende. Disse typer budgetter er afhængige af fremskrivninger af indtægter og udgifter, der er foretaget i begyndelsen af året, men kan vise sig unøjagtige, da virkeligheden af forretningsdrift spiller ud i realtid.
Chief Financial Officers (CFOS) eller Finansdirektører ansætter normalt budgetledere som mellemledelsespecialister. Budgetchefen håndterer alle aspekter af udviklingen af drifts- og kapitalbudgetterne i begyndelsen af regnskabsåret, når en organisation planlægger det kommende år. Hans opgaver slutter dog ikke med planlægning for fremtiden. En budgetchef overvåger også personalet, afdelinger eller projekter for at sikre, at indtægter og udgifter rammer budgetmålene. Hvis indtægterne er underbudget eller udgifter går overbudget, rapporterer budgetchefen variansen til organisationens ledere, så fremskrivninger og planer kan ændres.
Specifikke pligter fra en budgetchef inkluderer udvikling af enkelt- eller flerårige prognoser for indtægter og udgifter i hele organisationen eller projektet. Disse prognoser er typisk nedbrudt efter projekt eller afdeling, især til driftsbudgetter. Når budgettet for et regnskabsår er godkendt, arbejder manageren med afdeling og projektledere til at holde deres aktiviteter inden for budgetparametre. Budgetchefen interagerer ofte med ledere på driftsbudgettet, undertiden på månedlig basis, for at rapportere afvigelser og tilbyde løsninger til ændring af budgettet for at afspejle faktiske omstændigheder.
Ved udgangen af regnskabsåret overholder manageren budgettet til de faktiske udgifter, der er afholdt og genereret, og giver disse oplysninger til organisationens ledere og skattefagfolk. Processen starter derefter igen, da kommende årlige budgetter ændres for at afspejle, hvad der skete i året, der netop er gået. I mellemtiden er budgetlederen ansvarlig for at etablere politikker og procedurer for rapportering af indtægter og udgifter og styre en budgetproces, der overholder bedste praksis i branchen.