Wat doet een contractonderhandelaar?
Een contractonderhandelaar werkt om overeenstemming te bereiken tussen alle partijen in een contract. Dit kan onderhandelen over prijs of kosten, als dergelijke factoren een onderdeel van de onderhandeling zijn. Het kan ook termen bevatten zoals levertijden, bemiddeling en scheidbaarheid. Een contractonderhandelaar kan een neutrale partij zijn wiens enige doel is om consensus te bereiken. Hij of zij kan ook specifiek een of meer van de partijen vertegenwoordigen en is in de eerste plaats geïnteresseerd in de onderhandelingen over het contract in hun voordeel.
Bedrijven die veel contracten verwerken, kunnen interne contractonderhandelaars hebben. Andere bedrijven kunnen professionals inhuren. In veel gevallen zijn dergelijke onderhandelaars advocaten of hebben zij een bepaalde hoeveelheid juridische opleiding of ervaring. Sommige regelgevende instanties bieden certificaten en certificaten in onderhandeling.
Wanneer een contractonderhandelaar geen of meer specifieke partijen vertegenwoordigt, moet hij of zij neutraal zijn. Dit maakt een eerlijke beoordeling van de voorwaarden mogelijk en biedt de mogelijkheid om compromissen voor te stellen die voor alle partijen werken. In sommige gevallen is een dergelijke neutraliteit vereist en kan schending van de neutraliteitsregel, meestal in de vorm van een geldelijke betaling of een andere vergoeding door een partij, wettelijk worden bestraft.
In veel situaties heeft een specifieke partij echter de contractonderhandelaar in dienst. Het is zijn taak om de belangen van die partij te beschermen door zoveel mogelijk onderhandelingspunten te 'winnen'. Deze punten kunnen variëren van het vinden van volledige contractvoorwaarden tot het wijzigen van de formulering tot het wijzigen van het loonpercentage of de tijdlijn van de te leveren producten.
Partijen bij een contract classificeren onderhandelingspunten vaak op belangrijkheid en de onderhandelaar van het contract moet begrijpen welke punten kritisch zijn en welke een compromis kunnen inhouden. Vaak offert een contractonderhandelaar een of meer “nice to have” -punten op om een “need to have” -punt te winnen. Een koper kan bijvoorbeeld de voorkeur geven aan lagere kosten, langere betalingsvoorwaarden en een snellere tijdlijn, maar de meest kritieke factor kan de tijdlijn zijn vanwege andere verplichtingen. De onderhandelaar kan om alle drie de punten vragen, maar stemt ermee in de kosten en betalingsvoorwaarden te laten staan in ruil voor de verkorte tijdlijn.
De meeste tijd van een contractonderhandelaar wordt besteed aan vergaderingen. Dit kunnen privévergaderingen met zijn of haar eigen cliënt zijn of vergaderingen met meerdere partijen waarbij hij of zij een cliënt vertegenwoordigt. Hij of zij kan ook deelnemen aan onderhandelingssessies met meerdere partijen met de klant.
Bovendien besteedt de onderhandelaar een bepaalde tijd aan het documenteren van overeenkomsten en concessies. Dit kan via e-mail gebeuren, maar kan ook fysieke post betreffen. Documentatie van een overeenkomst is uiterst belangrijk in geval van geschillen tijdens verdere vergaderingen, dus onderhandelaars registreren over het algemeen zeer specifieke informatie over eventuele discussies, evenals tijden en data.