Wat doet een zakelijke reisadviseur?
Een zakelijke reisadviseur werkt als een toegewijd reisbureau voor grote bedrijven. Hij of zij moet onderzoek doen en reisarrangementen maken voor individuele werknemers of grote groepsevenementen, zoals zakelijke conventies. Deze consultants bieden ook cultureel advies aan werknemers die internationaal reizen, om hen te helpen effectief te communiceren met buitenlanders.
Veel grote bedrijven hebben meerdere vestigingen over de hele wereld; een zakelijke reisadviseur neemt contact op met lokale hotels in de buurt van de filialen en bespreekt bedrijfstarieven. In feite kan de consultant een contract tussen het bedrijf en het hotel sluiten om ervoor te zorgen dat toekomstige reserveringen worden beveiligd tegen een afgesproken tarief. Bovendien kan hij of zij groepstarieven bespreken als het hotel door meerdere bedrijfsmedewerkers tegelijkertijd zal worden gebruikt, zoals voor een jaarlijkse zakelijke bijeenkomst.
Voordat hij een hotel aanbeveelt voor een zakelijk contract, zal de consultant voor zakenreizen meestal het hotel bezoeken voor evaluatie. Conferentieruimtes en hotelkamers worden gewoonlijk geïnspecteerd op algeheel comfort en kwaliteit om ervoor te zorgen dat ze een goede match zijn voor het bedrijf. De adviseur kan hotelmanagement ontmoeten om eventuele specifieke behoeften van het bedrijf te bespreken, zoals het reserveren van een volledige verdieping van kamers voor een grote zakelijke bijeenkomst.
Vervoer van en naar het hotel, evenals tijdens de reis, wordt normaal geregeld door de zakelijke reisadviseur. Elke stad biedt verschillende transporttypen; de consultant moet de meest betrouwbare, veilige en kosteneffectieve manier van reizen onderzoeken. Vele malen zal de zakelijke reisadviseur met een specifiek autoverhuurbedrijf werken en een contract opstellen. Dit contract geeft een kortingstarief aan reizende werknemers met het specifieke bedrijf.
Reizen houdt wel enkele risico's in, zoals het missen van een aansluitende vlucht vanwege vertragingen op de luchthaven. De zakelijke reisadviseur komt tussenbeide namens de reizende medewerker en plant alternatieve reisplannen; als gevolg hiervan wordt de werknemer professioneel omgeleid naar een ander vervoermiddel, zodat belangrijke vergaderingen niet worden geannuleerd.
In het geval van internationale reizen moet de adviseur goed op de hoogte zijn van specifieke lokale gebruiken en wettelijk vereiste reisdocumenten. Consultants moeten op de hoogte zijn van alle paspoort- en visawetten, zodat alle reizende werknemers een gestroomlijnde reis tussen landen hebben. Bepaalde regio's kunnen douane hebben waar de meeste reizigers zich niet van bewust zijn; de adviseur moet aanstootgevende voorwaarden of handgebaren uitleggen aan de reizende werknemers zodat ze niet verkeerd worden begrepen in een vreemde regio. Het "duim omhoog" -gebaar kan bijvoorbeeld in sommige landen als aanstootgevend worden beschouwd.