Hvad gør en forretningsrejse-konsulent?
En virksomhedskonsulent arbejder som et dedikeret rejsebureau for store virksomheder. Han eller hun skal undersøge og aftale rejsearrangementer for individuelle medarbejdere eller store gruppearrangementer, såsom forretningskonventioner. Disse konsulenter tilbyder også kulturel rådgivning til medarbejdere, der rejser internationalt for at hjælpe dem med at kommunikere effektivt med udlændinge.
Mange store virksomheder har flere filialer, der er placeret i hele verden; en forretningsrejse-konsulent kontakter lokale hoteller tæt på filialerne og diskuterer virksomhedernes priser. Faktisk kan konsulenten oprette en kontrakt mellem virksomheden og hotellet for at sikre, at fremtidige reservationer sikres under en aftalt sats. Derudover kan han eller hun diskutere gruppepriser, hvis hotellet vil blive brugt af flere virksomhedsansatte på samme tid, f.eks. Til et årligt virksomhedsmøde.
Før firmaets rejsekonsulent anbefaler et hotel om en forretningskontrakt, vil det typisk besøge hotellet for evaluering. Mødelokaler og hotelværelser inspiceres ofte for generel komfort og kvalitet for at sikre, at de passer godt til virksomheden. Konsulenten kan muligvis mødes med hotelledelsen for at diskutere de særlige behov, som virksomheden måtte have, såsom at reservere en hel etage af værelser til en stor virksomhedssamling.
Transport til og fra hotellet, såvel som under turen, arrangeres normalt af virksomhedens rejsekonsulent. Hver by tilbyder forskellige transporttyper; konsulenten skal undersøge og vælge den mest pålidelige, sikre og omkostningseffektive form for rejse. Mange gange vil firmaets rejsekonsulent arbejde med et specifikt biludlejningsfirma og oprette en kontrakt. Denne kontrakt giver en nedsat sats til rejsende medarbejdere med den pågældende virksomhed.
Rejse indebærer nogle risici, såsom at gå glip af en forbindelsesfly på grund af lufthavnsforsinkelser. Virksomhedens rejsekonsulent vil gribe ind på den rejsendes medarbejderes vegne og planlægge alternative rejseplaner; som et resultat vil medarbejderen blive omdirigeret professionelt til et andet transportmiddel, så vigtige møder ikke annulleres.
I tilfælde af international rejse skal konsulenten have kendskab til specifikke lokale skikke og lovligt krævede rejsedokumenter. Konsulenter skal være opmærksomme på alle pas- og visumlover, så alle rejsende medarbejdere har en strømlinet tur mellem lande. Visse regioner kan have told, som de fleste rejsende ikke er klar over; konsulenten skal forklare de fornærmende vilkår eller håndbevægelser til de rejsende medarbejdere, så de ikke misforstås i en fremmed region. F.eks. Kan "tommelfingeren op" håndbevægelse ses som stødende i nogle lande.