Co robi konsultant ds. Podróży służbowych?

Konsultant ds. Podróży służbowych pracuje jako dedykowane biuro podróży dla dużych firm. Musi zbadać i zorganizować podróż dla poszczególnych pracowników lub wydarzeń w dużych grupach, takich jak konwencje biznesowe. Konsultanci ci oferują również porady kulturalne pracownikom, którzy będą podróżować za granicę, aby pomóc im w skutecznej komunikacji z obcokrajowcami.

Wiele dużych firm ma wiele oddziałów zlokalizowanych na całym świecie; konsultant ds. podróży służbowych kontaktuje się z lokalnymi hotelami w pobliżu oddziałów i omawia stawki firmowe. W rzeczywistości konsultant może zawrzeć umowę między firmą a hotelem, aby zapewnić, że przyszłe rezerwacje będą zabezpieczone według uzgodnionej stawki. Dodatkowo może omówić stawki grupowe, jeśli hotel będzie używany przez kilku pracowników firmy w tym samym czasie, na przykład na coroczne spotkanie firmowe.

Przed zarekomendowaniem hotelu na kontrakt biznesowy konsultant ds. Podróży służbowych zazwyczaj odwiedza hotel w celu oceny. Sale konferencyjne i pokoje hotelowe są często sprawdzane pod kątem ogólnego komfortu i jakości, aby upewnić się, że dobrze pasują do korporacji. Konsultant może spotkać się z kierownictwem hotelu, aby omówić wszelkie szczególne potrzeby korporacji, takie jak zarezerwowanie całej podłogi pokoi na duże spotkanie firmowe.

Transport do i z hotelu, a także podczas podróży, jest zwykle organizowany przez konsultanta ds. Podróży służbowych. Każde miasto oferuje różne rodzaje transportu; konsultant musi zbadać i wybrać najbardziej niezawodną, ​​bezpieczną i opłacalną formę podróży. Wiele razy konsultant ds. Podróży służbowych współpracuje z konkretną wypożyczalnią samochodów i tworzy umowę. Ta umowa zapewni zniżkę pracownikom podróżującym z konkretną firmą.

Podróżowanie wiąże się z pewnym ryzykiem, takim jak utrata połączenia z powodu opóźnień na lotnisku. Konsultant ds. Podróży służbowych będzie interweniował w imieniu pracownika podróżującego i zaplanuje alternatywne plany podróży; w rezultacie pracownik zostanie profesjonalnie przekierowany na inny środek transportu, aby ważne spotkania nie zostały odwołane.

W przypadku podróży międzynarodowych konsultant musi dobrze znać lokalne lokalne zwyczaje i wymagane prawem dokumenty podróży. Konsultanci powinni znać wszystkie przepisy paszportowe i wizowe, aby wszyscy podróżujący pracownicy mieli usprawnioną podróż między krajami. W niektórych regionach mogą obowiązywać zwyczaje, których większość podróżnych nie zna; konsultant powinien wyjaśnić obraźliwe warunki lub gesty dłoni podróżującym pracownikom, aby nie zostali oni źle zrozumiani w obcym regionie. Na przykład gest kciuka w górę może być postrzegany jako obraźliwy w niektórych krajach.